La mise à disposition d’un véhicule d’entreprise

Afin de ne pas tomber sous le coup de l’avantage en nature, l’administration précise d’ailleurs les conditions d’exonération totale ou partielle :

• lorsque le salarié restitue le véhicule lors de chaque repos hebdomadaire et durant les périodes de congés, le salarié ne dispose donc pas en permanence du véhicule ;

• lorsque l’utilisation du véhicule pendant la semaine à titre privé (trajets domicile-travail) constitue le prolongement des déplacements professionnels effectués à l’aide du véhicule ;

• lorsque le salarié paye une contribution financière, par exemple sous la forme d’une retenue sur salaire, et que cette contribution est supérieure au montant réel ou forfaitaire de l’avantage en nature ; Attention : si cette contribution est inférieure à ces montants, un avantage en nature est constitué et soumis à cotisations et contributions. Il est alors égal à la différence entre le montant de l’évaluation de l’avantage et la contribution financière du salarié ;

• lorsqu’un véhicule utilitaire est mis à disposition des salariés si d’une part, il n’est utilisé qu’à des fins professionnelles et d’autre part, l’employeur l’a indiqué par écrit (règlement intérieur, circulaire, courrier écrit ou électronique…).

Éventuelles contraventions au code de la route

C’est le salarié, en tant que conducteur désigné du véhicule de l’entreprise, qui est pénalement responsable de l’infraction commise pendant ses déplacements professionnels.

C’est donc à lui que revient la charge de payer l’amende. L’employeur destinataire du procès-verbal de contravention, devra désigner le conducteur responsable auprès des services de police.

En cas de paiement par l’employeur des contraventions routières, cela sera assimilé à un avantage en nature et intégré à l’assiette de cotisations sociales.

En revanche, les contraventions de stationnement échappent à la règle, selon laquelle la responsabilité est supportée par le conducteur, celles-ci sont dues par le propriétaire du véhicule.

L’employeur ne pourra obliger le salarié à régler les infractions aux règles du stationnement, y compris en insérant une clause dans le contrat de travail, mais pourra sanctionner ce dernier, en cas de comportement répété de sa part.

Quelles formalités ?

L’employeur étant maître de l’organisation, il lui appartient de fixer les règles de mise à disposition et ce tant vis-à-vis à du salarié concerné que de l’administration.

En effet, faire bénéficier de cette mise à disposition ne signifie pas concéder un droit illimité sur ce véhicule comme indiqué plus haut, il est donc important d’assortir cet usage d’une note service, voire d’une clause dans le contrat de travail si cette mise à disposition est un accessoire de rémunération.

Les règles d’usage peuvent également être insérées dans le règlement intérieur au même titre que les autres règles de discipline en vigueur dans l’entreprise.

Par ailleurs, en cas d’usage collectif d’un véhicule d’entreprise, il est conseillé à l’entreprise de tenir un carnet de bord permettant de connaître l’utilisateur du véhicule à une date précise et ce, le cas échéant, afin de pouvoir désigner l’auteur d’une infraction routière.

L’employeur qui aura pris soin de formaliser cette organisation sera en règle avec ses obligations juridiques et sociales, en cas de contrôle de l’administration (Direccte, URSSAF).

Tous les modèles sont disponibles auprès des services juridiques de la Fédération.