Facturation - ne perdez pas de temps !

Automatiser le processus de facturation

Utiliser un logiciel de facturation

Contrairement aux idées reçues, les logiciels de facturation ne sont pas obligatoires. Pour autant, ces outils sont fortement conseillés non seulement pour faciliter cette tâche administrative, mais également pour limiter certaines erreurs (numéro de facture en double, mentions obligatoires manquantes, non-respect de la piste d’audit fiable…).

À noter : à compter du 1er septembre 2026, les entreprises devront transmettre leurs factures en utilisant :

• soit une ou plusieurs plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ;
• soit le portail Chorus Pro.

Le recours à un logiciel de facturation permettrait de faciliter ces nouvelles démarches en automatisant la transmission des factures.

Automatiser les relances

Pour gagner du temps, des relances de paiement par e-mail peuvent être configurées en cas de factures impayées. Cela peut s’avérer particulièrement utile pour les clients ayant tout simplement oublié de régler la facture.

Mettre en place une piste d’audit fiable

Sous-estimée par les TPE et PME, l’absence de documentation obligatoire sur les flux de facturation est pourtant sanctionnable par l’administration fiscale en cas de contrôle. Celle-ci peut vérifier que l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures sont bien garanties par le processus de facturation et les contrôles internes mis en œuvre par l’entreprise (vérification de la présence de toutes les mentions obligatoires sur un échantillon de factures, par exemple)¹.

Ne pas oublier les mentions obligatoires sur les factures

Mentions à insérer dans toutes vos factures

• Date d’émission et numéro de la facture ;
• Date de la vente ou de la réalisation des travaux (date de votre dernière intervention) ;
• Nom et adresse de votre client (si différente, celle du lieu des travaux) ;
• Nom et adresse de l’entreprise ;
• Numéro individuel d’identification à la TVA de votre entreprise, mais aussi de votre client professionnel, s’il est redevable de la TVA (autoliquidation) ;
• Désignation détaillée des opérations réalisées, en distinguant les matériaux, appareils, équipements et la main-d’œuvre, ainsi que le prix unitaire, la quantité et les majorations de prix ;
• Montants hors taxes ;
• Taux de TVA légalement applicable (lorsqu’il y a plusieurs taux, indiquer le taux de TVA applicable à chaque opération) ;
• Réduction de prix ;
• Somme totale à payer HT et TTC, avec le montant total de la TVA à ventiler par taux ;
• Date à laquelle le règlement doit intervenir.

Mentions supplémentaires à insérer dans les factures adressées à vos clients professionnels

• Date ou délai de paiement ;
• Taux des pénalités de retard ;
• Indemnité forfaitaire de 40 € pour le recouvrement des sommes dues ;
• Numéro du bon de commande (si préalablement établi par le client) et, si différente, adresse de facturation.

Mentions à insérer dans certaines situations

• Autoliquidation de la TVA : si vous êtes un sous-traitant réalisant des travaux immobiliers en France pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA en France, c’est votre entreprise principale qui devra la déclarer ;
• Mention de l’assurance professionnelle obligatoire, coordonnées de l’assureur ou du garant, ainsi que la couverture géographique du contrat ou de la garantie (contrats signés avec des consommateurs).

Conserver les factures pendant la durée légale

En droit commercial, les factures doivent être conservées pendant un délai de dix ans.

Vous pouvez conserver vos factures sous format numérique. Mais, si vous envisagez de jeter les factures papier que vous avez numérisées, celles-ci devront respecter des conditions très strictes :

• Être numérisées sous format PDF ;
• Être protégées avec un procédé de sécurisation (cachet serveur, empreinte numérique ou signature électronique…) respectant un certain niveau de protection ;
• Être horodatées, au moyen d’une source d’horodatage interne.

Anticiper tout risque de contrôle

Il existe plusieurs types de sanctions fiscales en cas d’omission ou d’erreur dans la facturation :

• Omission ou inexactitude sur la facture : amende fiscale de 15 € par omission/inexactitude et par facture, dans la limite de 25 % du montant total de la facture ;
• Défaut de facturation : en présence d’une vente ou d’une prestation de services réalisée sans facture et non comptabilisée, une amende de 50 % du montant de la transaction est prévue, plafonnée à 375 000 € par exercice. En cas de comptabilisation de l’opération, l’amende pour défaut de facture s’élève à 5 % du montant de la transaction, plafonnée à 37 500 € par exercice.

Les mêmes sanctions sont prévues en l’absence de remise de note pour des travaux immobiliers fournis à des particuliers.