La dématérialisation des procédures, qu'est-ce que c'est ?
La réglementation 1 indique que « toutes les communications et tous les échanges d'information sont effectués par des moyens de communication électronique lorsqu'une consultation est engagée ou un avis d'appel à la concurrence envoyé à la publication à compter du 1er octobre 2018 pour tous les acheteurs de la commande publique ».
Qui est concerné ?
Tous les acheteurs sont concernés : l'État et ses établissements publics autres que ceux à caractère industriel et commercial, les collectivités territoriales, leurs établissements publics et leurs groupements, les OPH, les S.A. d'HLM, les SEM, etc.
La dématérialisation des procédures, comment ?
Le profil d'acheteur
Chaque acheteur doit disposer d'une plateforme de dématérialisation appelée « profil d'acheteur ».
Accessible sur Internet, elle permet aux acheteurs de :
- publier leurs avis d'appel à la concurrence?;
- mettre leurs documents de la consultation?;
- récupérer les candidatures et les offres?;
- réceptionner les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires 2.
Le profil d'acheteur doit assurer l'intégrité des données.
Il doit aussi garantir la confidentialité des candidatures et des offres jusqu'à l'expiration du délai prévu. Les documents doivent être inaccessibles avant cette date.
L'accès au profil d'acheteur par les opérateurs économiques (entreprises) doit être gratuit.
Ce qu'il permet aux entreprises
À partir du 1er octobre 2018, le profil d'acheteur doit permettre aux opérateurs économiques 3 (les entreprises) de :
- s'identifier et s'authentifier : l'entreprise ne doit pas obligatoirement s'identifier lorsqu'elle accède à la plateforme, mais, en pratique, elle est fortement incitée à le faire pour être tenue informée des modifications apportées au marché qui l'intéresse.
Selon la réglementation, les entreprises doivent disposer d'un accès gratuit, sans restriction, complet et direct aux documents de marché.
Il est recommandé d'ouvrir une boîte mail accessible à plusieurs personnes dans l'entreprise?; - connaître les prérequis techniques nécessaires pour utiliser la plateforme : le profil d'acheteur doit offrir aux opérateurs économiques les informations nécessaires pour savoir si leur système d'information est conforme aux prérequis techniques et aux modules d'extension utilisés?;
- accéder à un espace de test pour vérifier l'adéquation entre la configuration du poste de travail utilisé et les prérequis techniques du profil d'acheteur?;
- disposer d'un moteur de recherche par mots-clés afin d'accéder notamment aux avis d'appel à la concurrence, aux consultations et aux données essentielles?;
- consulter et télécharger en accès gratuit, libre, direct et complet les documents de la consultation, les avis d'appel à la concurrence et leurs éventuelles modifications?;
- accéder à un espace permettant de simuler le dépôt de documents : cette plateforme-école appelée « bac à sable » doit permettre aux opérateurs économiques de se familiariser en avance avec l'outil?;
- déposer une candidature, y compris sous la forme d'un document unique de marché européen (DUME) électronique : il s'agit seulement d'une faculté pour l'entreprise, et non d'une obligation?;
- déposer ses offres, y compris les dépôts successifs si la procédure le requiert et les offres signées électroniquement.
Le profil d'acheteur doit être en mesure d'accepter un fichier signé électroniquement (un nouvel arrêté est à venir à ce sujet).
Il faut noter qu'il n'y a plus aucune obligation de signature des offres non finales?; - solliciter une assistance ou consulter un support utilisateur permettant d'apporter des réponses aux problèmes techniques?;
- poser des questions à l'acheteur (maître d'ouvrage public)?;
- consulter et télécharger les données essentielles des marchés.
Ces fonctionnalités constituent un socle obligatoire.
L'acheteur est libre d'en proposer d'autres, par exemple : un système de messagerie plus perfectionné, un système d'alerte électronique pour avertir automatiquement les entreprises de l'ouverture de nouvelles procédures, un module d'archivage pérenne des procédures, etc.
Dépôt des documents sur le profil d'acheteur
Les dépôts de documents par les entreprises donnent immédiatement lieu à l'envoi d'un accusé de réception automatique comportant les mentions suivantes :
- l'identification de l'opérateur économique auteur du dépôt?;
- le nom de l'acheteur public?;
- l'intitulé et l'objet de la consultation concernée?;
- la date et l'heure de réception des documents?;
- la liste détaillée des documents transmis.
Accès aux données essentielles des marchés
À compter du 1er octobre 2018 4, l'acheteur doit publier sur son profil d'acheteur les données essentielles du marché.
Les données essentielles sont accessibles gratuitement sur sa plateforme en consultation et en téléchargement pour les marchés dont le montant est égal ou supérieur à 25 000 € HT.
Que sont les données essentielles??
Les données essentielles sont :
- des renseignements relatifs à l'acheteur : le numéro d'identification unique du marché public, la date de notification du marché public, la date de publication des données essentielles du marché public initial, le nom de l'acheteur, le numéro Siret de l'acheteur?;
- la nature du marché public (marché, marché de partenariat, accord-cadre, marché subséquent) ainsi que :
- l'objet du marché public?;
- la procédure de passation utilisée : procédure adaptée, appel d'offres ouvert, appel d'offres restreint, etc.?;
- le nom du principal lieu d'exécution ainsi que l'identifiant de ce lieu, sous la forme d'un code postal ou d'un code Insee?;
- la durée du marché public initial en nombre de mois?;
- le montant HT forfaitaire ou estimé maximal en euros?;
- la forme du prix du marché : ferme, ferme et actualisable, révisable?;
- le nom du ou des titulaires du marché public ainsi que les numéros d'inscription du titulaire à l'Insee ou le numéro de TVA intracommunautaire.
Les modifications du marché sont aussi publiées sur le profil d'acheteur (avec date de publication et signature, nouveau montant HT du marché, éventuellement nom du nouveau titulaire et son numéro Siret).
Les données essentielles sont publiées dans les deux mois à compter de la notification du marché initial ou de la date de notification de la modification.
Elles restent disponibles sur le profil d'acheteur pendant une durée minimale de cinq ans après la fin de l'exécution du marché public.
La dématérialisation aujourd'hui et jusqu'au 1er octobre 2018
Jusqu'à cette date, la dématérialisation des procédures s'applique aux marchés publics dont la valeur estimée est égale ou supérieure :
- aux seuils de procédure formalisée (5 225 000 €HT pour les marchés de travaux) ;
- à 90 000 €HT, pour ceux passés par l'État, ses établissements publics autres que ceux ayant un caractère industriel et commercial, les collectivités territoriales, leurs établissements publics et leurs groupements.
RAPPEL
Depuis le 1er janvier 2010, les acheteurs soumis à la réglementation des marchés publics peuvent imposer la remise des candidatures et des offres par voie dématérialisée.
Depuis le 1er janvier 2012, certains 5 ne peuvent refuser les candidatures et les offres transmises par voie dématérialisée.
Pour chaque étape de la procédure, les entreprises appliquent le même mode de transmission à l'ensemble des documents qu'ils transmettent à l'acheteur.
Les candidats et soumissionnaires qui transmettent leurs documents par voie électronique peuvent adresser à l'acheteur, sur support papier ou sur support physique électronique, une copie de sauvegarde de ces documents.
1
Article 41 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics.
2
Article 31 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics.
3
Arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d'acheteurs.
4
Arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique.
5
L'État, ses établissements publics autres que ceux ayant un caractère industriel et commercial, les collectivités territoriales, leurs établissements publics et leurs groupements.
