Stage : mode d’emploi

Délai de carence entre deux stages sur un même poste

L'accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes, pour effectuer des stages sur un même poste n'est possible qu'à l'expiration d'un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent. Cette disposition n'est cependant pas applicable lorsque le stage précédent a été interrompu avant son terme à l'initiative du stagiaire.

Etablissement d’une convention de stage

Les stages doivent obligatoirement faire l’objet d’une convention écrite. Elle est signée par le stagiaire et/ou son représentant légal, l’entreprise d’accueil et le tuteur, l’établissement d’enseignement et le référent.

Les mentions obligatoires de cette convention sont :

• Intitulé complet du cursus ou de la formation et son volume horaire,
• Nom du référent de l’établissement et du tuteur en entreprise,
• Compétences à acquérir ou à développer,
• Activités confiées en fonction des objectifs définis,
• Date de début et de fin de la ou des périodes de stage ou de formation ainsi que sa durée totale,
• Durée hebdomadaire de présence effective,
• Conditions d’encadrement et de suivi du jeune par le référent et le tuteur,
• Montant de la gratification et modalités de versement,
• Régime de protection sociale et obligation pour le jeune de justifier d’une assurance couvrant la responsabilité civile,
• Autorisation d’absence du jeune,
• Modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage ou de formation en entreprise,
• Modalités de validation du stage ou de la période de formation en entreprise,
• Conditions de délivrance de l’attestation de stage,
• Liste des avantages offerts par l’entreprise (accès au restaurant d’entreprise, titre restaurant, activités sociales et culturelles…),
• Clauses du règlement intérieur applicable au jeune.
  
  

La convention de stage peut faire l’objet d’un avenant notamment en cas de suspension ou de report de date.

Mise en place d'un double suivi des stagiaires par un référent de l’établissement d'enseignement et par un tuteur en entreprise

L’entreprise doit désigner un tuteur, chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire. Ce tuteur est le garant du respect de la convention de stage pour les compétences à acquérir ou à développer par le stagiaire et le calendrier de ces acquisitions.

Un même tuteur peut suivre au maximum 3 stagiaires.

L’établissement d’enseignement, désigne un enseignant référent au sein des équipes pédagogiques de l'établissement, qui s'assure du bon déroulement du stage et du respect de la convention. Il peut proposer à l’entreprise une redéfinition d'une ou des missions.

Durée des stages

La durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans une même entreprise ne peut plus excéder six mois par année d'enseignement. Cette durée est appréciée en tenant compte de sa présence effective dans l’entreprise, consécutive ou non.

Responsabilité de l’entreprise accrue en cas d'accident du travail

Si le stagiaire engage une action en responsabilité fondée sur la faute inexcusable de l’employeur contre l’établissement d’enseignement à la suite d’un accident ou d’une maladie survenue du fait du stage, l’établissement d’enseignement est tenu « d’appeler l’entreprise en la cause ».  Ainsi il sera statué, dans la même instance, sur la demande du stagiaire et sur la garantie des conséquences financières d’une reconnaissance éventuelle de faute inexcusable.

Inscription du stagiaire sur le registre du personnel

L’entreprise doit inscrire dans une partie spécifique du registre unique du personnel, et dans leur ordre d’arrivée :

• Les nom et prénom du jeune,
• Les dates de début et de fin du stage ou de la période de formation en entreprise,
• Les nom et prénom du tuteur,
• Le ou les lieux de présence du jeune.
  
  

Elargissement des compétences de l'inspection du travail

L’inspecteur du travail est chargé de contrôler le respect des obligations de l’entreprise vis-à-vis du stagiaire et de constater les manquements aux dispositions relatives :

• Au nombre maximum de stagiaires pouvant être accueillis simultanément dans l’entreprise,
• Aֹ la nature des tâches confiées aux stagiaires,
• A la désignation d’un tuteur et au respect du nombre maximum de stagiaires encadrés par un même tuteur,
• Au droit des stagiaires (congés et autorisations d'absence, titres-restaurant, prise en charge des frais d’abonnement aux transports en commun),
• A la durée du travail.
  
  

L’inspecteur du travail qui constate des manquements à ces dispositions, à l’exception de celles relatives au tutorat, en informe le stagiaire, l’établissement d’enseignement et les institutions représentatives du personnel de l’entreprise.

Ces manquements sont passibles d’une amende de 2 000 € maximum par stagiaire concerné par le manquement et de 4 000 € maximum en cas de réitération dans un délai d’un an à compter du jour de la notification de la première amende.

Contrôle de l’inspection du travail

Les agents de contrôle de l’inspection du travail peuvent demander à l’entreprise ou l’établissement d’enseignement, la copie de la convention de stage conclue avec le stagiaire.

Sanctions administratives

L’entreprise s’expose à une amende administrative dont le montant est fixé par la DREETS (Inspection du travail) en cas de non-respect des règles encadrant le recours aux stagiaires (quota, désignation d’un tuteur, durée maximale quotidienne et hebdomadaire de présence dans l’entreprise, présence de nuit, repos quotidien et hebdomadaire, jours fériés et interdiction des travaux dangereux).

Pour fixer le montant de l’amende, la DREETS tient compte des circonstances de fait, notamment du caractère réitéré du manquement, de la proportion de stagiaires par rapport à l’effectif, de la situation économique, sociale et financière de l’entreprise, ainsi que le cas échéant, de la commission d’autres infractions.

Gratification

Montant de la gratification : Le montant horaire de la gratification est fixé à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale x le nombre d’heure de stage effectuées dans le mois : 4,35 € /h de stage, soit pour 151,67 h de stage : 659,761 €. Cette gratification minimale est due sans préjudice des remboursements de frais ou d’éventuels avantages offerts au stagiaire (restauration, hébergement, transports, ...).

Il existe un simulateur de calcul de la gratification minimale d’un stagiaire : Simulateur de calcul de la gratification minimale d'un stagiaire - Calcul - service-public.fr

Versement de la gratification dès le 1er jour du stage de deux mois et plus : Il est obligatoire de verser une gratification pour tout stage d’au moins deux mois, consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire ou universitaire.

La gratification est due au stagiaire à compter du premier jour du premier mois de la période de stage, pour chaque heure de présence du jeune. Cette gratification donne lieu à un versement mensuel.

Son montant minimal est forfaitaire et ne dépend pas du nombre de jours ouvrés dans le mois. Chaque période au moins égale à 7 heures de présence, consécutive ou non, est considérée comme équivalente à un jour. Chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutive ou non, est considérée comme équivalente à un mois.

Traitement social et fiscal

• Qu’elle soit obligatoire ou non, la gratification versée aux élèves ou étudiants effectuant un stage conventionné en entreprise est exonérée des cotisations de sécurité sociale, de la CSG, de la CRDS, de la contribution au FNAL, du versement de transport et de la contribution solidarité autonomie dans les limites ci-dessus. Si la gratification est d’un montant supérieur à la limite applicable, les cotisations et contributions sont calculées sur la fraction excédentaire. Les cotisations chômage, retraite complémentaire et la contribution au financement des organisations syndicales ne sont pas dues.
  Les sommes versées aux stagiaires au titre des remboursements de frais professionnels ne sont pas soumises à cotisations (sous réserve d’une utilisation conforme à leur objet).
  En cas de fourniture d’un titre restaurant avec une participation patronale respectant la réglementation : exclusion de l’assiette des cotisations, et ce, indépendamment du montant de la gratification versée au stagiaire.
• La gratification versée aux stagiaires à l’occasion du stage est exonérée de l'impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du SMIC. Cette disposition s'applique au stagiaire personnellement imposable ou au contribuable qui l'a à sa charge.
  
  
  

Tickets-restaurant et frais de transports

Le stagiaire a accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés de l’entreprise.

Il bénéficie également de la prise en charge des frais de transport prévue à l’article L. 3261-2 du code du travail.

Congés

Les stagiaires ont accès aux congés de maternité, de paternité ou d’adoption, aux mêmes conditions que les salariés de l’entreprise dans laquelle ils effectuent leur stage.

La convention des stages dont la durée est supérieure à deux mois doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence au bénéfice du stagiaire au cours du stage.

Accès aux avantages du Comité Social et Economique (CSE, ex comité d’entreprise)

Les stagiaires bénéficient des activités sociales et culturelles proposées par le CSE, au même titre que les salariés de l’entreprise.

Conditions de travail des stagiaires

Durée du travail : les stagiaires bénéficient des règles applicables aux salariés en ce qui concerne la durée du travail quotidienne et hebdomadaire et les jours fériés. L’organisme d’accueil doit, par tout moyen, établir un décompte des durées de présence du stagiaire en entreprise.
Les stagiaires mineurs ne peuvent pas, sauf dérogation, effectuer d’heures supplémentaires.

Respect des libertés individuelles et collectives et protection contre le harcèlement : La loi étend aux stagiaires la protection des droits des personnes et des libertés individuelles et collectives que le code du travail réservait autrefois aux salariés de l’entreprise. Elle les protège également contre tout agissement de harcèlement moral ou sexuel.

Tâches dangereuses : la loi interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité. Les stagiaires sont soumis à la réglementation relative aux travaux interdits et réglementés pour les mineurs et à celle relative à l’autorisation de dérogation pour les jeunes en formation professionnelle.
- cf Modele_declaration_travaux_reglementes_janv_2017
- cf Notice-declaration_travaux_reglementes_janv_2017
- cf Informations_a_disposition_inspection_travail_janv_2017.pdf


Impact du Covid, télétravail : Le questions réponses du Ministère du travail sur le télétravail en période de Covid, mis à jour le 25 mars 2021, précise que les recommandations figurant dans le protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés dans l’entreprise face à l’épidémie de Covid-19 peuvent être étendues aux stagiaires.
Ils sont alors soumis aux mêmes règles que les salariés.

Si l’entreprise d’accueil du stagiaire est ouverte, une concertation doit avoir lieu entre l’étudiant, l’entreprise d’accueil et l’établissement d’enseignement sur les conditions de la poursuite du stage. Le stage peut également se poursuivre à domicile, si les conditions et missions le permettent. La transformation du stage en « stage à distance » ou son report nécessite un avenant à la convention de stage. Il est possible de le faire par voie électronique. Cet avenant doit être signé par les trois parties à la convention.

Si l’organisation le permet, le télétravail est à privilégier. Pour les activités qui ne peuvent être réalisées en télétravail, l’employeur organise systématiquement un lissage des horaires de départ et d’arrivée du stagiaire, afin de limiter l’affluence aux heures de pointe.

Dans les deux cas, il convient d’être attentif au temps de présence, cf. supra.

La gratification est due même si le stage se poursuit à distance. Son versement est interrompu en cas de fermeture de l’entreprise. Dans ce cas il faut matérialiser cette fermeture par écrit (courriels...). En cas d’interruption du versement de la gratification, certains établissements peuvent mettre en place des aides individualisées.

Evaluation par le stagiaire de la qualité de son accueil en entreprise

A la fin de son stage, le stagiaire transmet à son établissement d'enseignement un document dans lequel il évalue la qualité de l'accueil dont il a bénéficié au sein de l’entreprise.

Interruption du stage

En cas d’interruption du stage pour un motif lié à la maladie, à un accident, à la grossesse, à la paternité, à l’adoption ou, en accord avec l’établissement, en cas de non-respect des stipulations pédagogiques de la convention ou en cas de rupture de la convention à l’initiative de l’entreprise, l’autorité académique ou l’établissement d’enseignement supérieur valide le stage même s’il n’a pas atteint la durée prévue dans le cursus, ou propose au stagiaire une modalité alternative de validation de sa formation. En cas d’accord des trois parties à la convention, un report de la fin de la période du stage, en tout ou partie, est également possible.

Guide des stages étudiants du Ministère de l’Education nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche (édition 2024)