Comment réduire ses frais généraux

Identifier ses frais généraux pour mieux les maîtriser

Il s'agit de l'ensemble des charges non directement liées aux produits et services vendus par l'entreprise. Loyers, déplacements, fournitures de bureau, actions commerciales, chauffage, entretien... la liste des frais généraux d'une entreprise est très variée. Ils pèsent entre 15 et 25 % du chiffre d'affaires.

Un vrai plan de bataille de réduction des frais

Pour réduire significativement ces charges, il faut un vrai plan de bataille, qui débute par une analyse rigoureuse des dépenses, poste par poste, factures à l'appui. Cet état des lieux préparatoire peut être réalisé avec l'aide de votre comptable.

À partir de l'analyse des données obtenues, on construira quelques tableaux de synthèse qui permettront de diriger les actions et de suivre les résultats.

Comment agir efficacement pour réduire les frais d'une entreprise de BTP ?

Il faut utiliser tous les leviers d'action possibles. Ils sont nombreux et certains sont souvent négligés, voire oubliés.

Des coûts sont souvent « cachés » parce que l'on ne prend pas le temps de faire un point sur ses charges de manière détaillée. Alors que certaines ont évolué de manière discrète (mais pas forcément indolore), d'autres ne sont pas si utiles que cela ou d'autres encore sont mal dépensées.

Sans parler de l'organisation quotidienne qui fait parfois perdre du temps ou est à l'origine d'erreurs coûteuses. Des frais généraux pouvant aller jusqu'à 25 % du C.A.

La bonne démarche consiste à :

• avoir une vue d'ensemble, en regardant son compte de résultat?;
• analyser ensuite l'évolution des charges d'une année sur l'autre et comprendre les variations?;
• se poser les bonnes questions, au besoin avec le concours de conseillers (fédération, expert-comptable...)?;
• entamer des ajustements, réglages ou négociations auprès des divers fournisseurs et prestataires à la source de ces coûts?;
• adapter certaines pratiques qui malmènent votre organisation, pour gagner du temps, ne plus gaspiller, être plus efficace avec les mêmes ressources, voire avec moins.

Les différents leviers pour optimiser les charges d'une entreprise

Un certain nombre de leviers existent pour faciliter la réduction des frais généraux. Ils doivent tous être envisagés.

Confier tous les achats à la même personne est la première source d'économie pour une entreprise. Salarié ou assistante du dirigeant, ce collaborateur deviendra vite précieux.

Sa mission?? Conserver une vue d'ensemble des quantités et de la nature des achats?; grouper les commandes?; vérifier les factures et repérer les fréquentes erreurs qui s'y glissent?; rationaliser le portefeuille fournisseurs en privilégiant un petit nombre de prestataires efficaces et compétents?; garder un oeil sur les prix pratiqués?; entretenir des relations privilégiées avec les fournisseurs les plus importants?; négocier des remises, les délais, des formations produits.

Avoir recours à une coopérative d'achat peut aussi améliorer vos conditions tarifaires.

Effectuer de préférence des approvisionnements périodiques (une fois par semaine, par exemple) plutôt qu'au coup par coup. Cela peut apporter une meilleure gestion commerciale, des volumes et du réassort du stock. Éviter les achats impulsifs ou de se laisser séduire par la promotion ou le cadeau inutile.

Par ailleurs, une bonne prévision des besoins évitera des retours chantier coûteux (temps, transport, pertes...).

Bien choisir entre faire ou ne pas faire

La sous-traitance peut aussi représenter un poste de charge important, selon le mode de fonctionnement de l'entreprise (moins de salariés, plus d'externalisation).Il faut donc bien choisir son ou ses partenaires, selon des critères de qualité (qualifications, retours clients...), selon leur réactivité (délais, disponibilité...) ou leur capacité à dialoguer (en amont du chantier ou lors du chantier...). Un partenaire sérieux, c'est du temps gagné en gestion et sur le chantier.Avoir un regard avisé sur les contrats est très certainement un plus : utiliser de préférence des contrats types FFB pour formaliser les marchés en sous-traitance.

Attention notamment aux clauses et pénalités dues en cas de retard. Ces pénalités sont fixées par le donneur d'ordre et peuvent prendre la forme de pourcentages ou de montants forfaitaires par jour de retard ou simple dépassement de délai.

Et bien sûr, il faut contrôler les factures qui vous sont adressées si vous êtes donneur d'ordre. Certains partenaires prennent de mauvaises habitudes avec le temps (facturer des frais, ou un peu plus de temps...) ou se trompent tout simplement.

Les délais de paiement : un bon moyen de maitriser les coûts

En plus d'optimiser les relations avec les fournisseurs, il est tout aussi important pour une entreprise de réduire les délais de paiement de ses clients en améliorant ses mécanismes de recouvrement. Des pénalités de retard peuvent notamment être prélevées, à condition qu'elles soient prévues dans les conditions générales de vente. Attention toutefois à ne pas heurter la clientèle avec des méthodes trop abruptes?!

Si vous faites rentrer l'argent dans les caisses le plus tôt possible, l'endettement de l'entreprise va s'en trouver réduit. Un avantage indéniable au moment du versement des salaires.

et, par là même, les frais bancaires

Clients qui tardent à régler, fournisseurs habitués au paiement comptant... un manque chronique de trésorerie se traduisant toujours par de coûteux frais bancaires. Relancer régulièrement les premiers et tenter de négocier des délais auprès des seconds prend du temps, mais un temps bien investi.Les collectivités et les grosses entreprises dictent leur loi?? Céder vos créances à une société d'affacturage a certes un coût, mais le règlement des factures est immédiat.

Réduire les frais de déplacement

Optimiser les déplacements du personnel de l'entreprise, c'est aussi réaliser des économies.Si vous avez plusieurs équipes sur un chantier, est-il possible de les grouper dans un seul véhicule?? Utilisez-vous le GPS pour éviter les longs détours?? Avez-vous mis en place un système de géolocalisation pour « réguler » l'utilisation de vos véhicules ou pour optimiser les interventions de dépannage en fonction de la situation géographique de vos techniciens?? Enfin, économiser du carburant, c'est aussi limiter les trajets inutiles.

Penser aux abattements sur les charges sociales

Réduction de cotisations patronales sur les bas salaires, dite « Fillon »?; réduction forfaitaire de cotisations patronales sur les heures supplémentaires, etc. (moins de 20 salariés).

Demander à votre Carsat l'application d'un taux de cotisation accidents du travail réduit pour le personnel qui exerce dans les bureaux.

Garder aussi à l'oeil vos consommables (eau, gaz, électricité, téléphonie, outillage...). Il s'agit ici de responsabiliser tout un chacun aux économies d'énergie ou à une bonne gestion des équipements.

Quand faut-il lancer un plan de réduction des frais généraux ?

Quand tout va bien?! Beaucoup d'entreprises font l'erreur d'attendre que des difficultés financières surviennent pour lancer une politique budgétaire de réduction des frais généraux. Ainsi, elles entendent compenser la baisse temporaire de leur marge opérationnelle. Cependant, il est préférable d'opérer cette rationalisation des coûts en période faste pour ne pas prendre de décisions hâtives ou malavisées qui risqueraient de fragiliser les facteurs de reprise et de décourager le personnel à un moment critique.

La fin de la période budgétaire constitue un moment privilégié, car c'est l'époque où il faut réfléchir à l'organisation de l'entreprise, fixer des objectifs et les moyens qui vont avec.