Cessation volontaire d'activité : la démarche à suivre

Contacter votre caisse de retraite

Les caisses de retraite — dans les cas de cessation pour départ à la retraite — demandent au moins six mois d'anticipation pour la liquidation et le versement effectif des pensions.

Se rapprocher du centre de formalités des entreprises (CFE)

Le CFE est le passage obligé pour accompagner tous les dirigeants dans leurs démarches.
Il est donc conseillé de s'y rendre ou de le contacter - le plus tôt possible - pour organiser le planning des prochains mois et connaître l'ensemble des pièces à joindre au dossier. Les déclarations peuvent être faites en ligne.

Pour la cessation totale d'activité, le CFE demandera le dépôt d'un formulaire :

• M4 : spécifique aux sociétés ;
• P4 : spécifique aux entreprises individuelles.

Une fois rempli et déposé au CFE dans les 30 jours suivant la cessation effective de l'activité, le CFE préviendra les administrations de la cessation d'activité.
La société pourra faire l'objet d'une radiation, après avoir été dissoute et totalement liquidée.

Informer les partenaires

Le CFE n'informe que les partenaires « publics » de l'entreprise (organismes sociaux et fiscaux, et greffes des tribunaux concernés).

Il revient donc au dirigeant de prévenir assez tôt les autres partenaires avec lesquels il travaillait ou était habituellement en relation :

• assurance(s) ;
• banque(s) ;
• caisse de congés payés ;
• PRO BTP ;
• fédération professionnelle ;
• et tous autres partenaires avec lesquels des relations professionnelles ont été nouées : fournisseurs, donneurs d'ordre, sous-traitants, etc.

Procéder au licenciement

Du point de vue social, la cessation d'activité nécessite de licencier l'ensemble du personnel.
La procédure à suivre est celle du licenciement pour motif économique, qui est très encadrée.

La durée de préavis des salariés devra être prise en compte pour apprécier la durée de la procédure de cessation d'activité.
De plus, le licenciement implique le versement d'indemnités calculées en fonction de l'ancienneté des salariés concernés.
À ce propos, une assurance licenciement peut avoir été souscrite afin d'assurer la prise en charge de ces coûts.

Acquitter l'impôt

La cessation d'activité entraîne l'imposition immédiate des bénéfices non encore soumis à impôt :

• impôt des derniers bénéfices :
  dépôt d'une dernière déclaration de résultat dans les 60 jours de la cessation d'activité ; les bénéfices d'exploitation seront augmentés, le cas échéant, des bénéfices en sursis, provisions, réserves et plus-values dont l'imposition avait été différée.
• TVA :
  dépôt d'une déclaration dans les 30 jours de la cessation d'activité pour le régime réel normal (formulaire CA 3) et 60 jours pour le régime simplifié (formulaire CA 4). La cessation d'activité entraîne la liquidation définitive du solde du compte de TVA, déterminé par la différence entre les taxes collectées et celles déductibles. Il s'ensuit, éventuellement, un remboursement de crédit dégagé.
• imposition sur les plus-values :
  des régimes d'exonération existent, il faut en parler à l'avance avec l'expert-comptable ou un conseiller fiscal.

L'encadrement formaliste de la cessation d'activité

L'entreprise individuelle

Le chef d'entreprise en nom propre doit déposer une demande de radiation au greffe du tribunal de commerce dans un délai d'un mois après cessation définitive de l'activité (formulaire P4).
Si le greffe apprend la cessation par d'autres sources, il doit adresser un courrier au chef d'entreprise afin que celui-ci lui envoie la demande de radiation ; à défaut, il procédera à la radiation d'office de l'entreprise.

La société

Pour une société, le formalisme de la cessation d'activité est plus important.
Le dirigeant n'est, en général, pas tout seul et il doit obtenir l'autorisation de ses associés (SARL) ou actionnaires (S.A., SAS) pour cesser totalement l'activité, dans l'hypothèse, par exemple, où il part à la retraite et qu'aucun d'entre eux ni un tiers n'entend poursuivre l'activité. La société est en effet amenée à s'arrêter et disparaître avant l'arrivée du terme indiqué dans les statuts.
Dans ce cadre, le dirigeant doit convoquer ses associés ou actionnaires pour que la dissolution anticipée de la société et sa liquidation amiable soient votées en assemblée générale extraordinaire.
Un liquidateur amiable est désigné (le plus souvent, il s'agit du dirigeant actuel) : il dispose des pouvoirs les plus larges pour procéder aux opérations de liquidation.
À l'issue des opérations, la clôture de la liquidation pourra intervenir, après approbation des comptes de liquidation par les associés ou actionnaires.
La radiation de la société sera l'étape ultime.

Publicité obligatoire

Les phases de dissolution puis de clôture de la liquidation font l'objet de publicité obligatoire auprès du greffe du tribunal de commerce. Cela permet d'informer les tiers de la situation de la société.

Dissolution

• Déclaration de cessation d'activité totale adressée au greffe (le CFE est compétent pour effectuer cette démarche) ;
• avis dans un journal d'annonces légales de la dissolution et de la nomination du liquidateur ;
• dépôt au greffe du tribunal de commerce (TC) des actes ou procès-verbaux (PV) décidant la dissolution et nommant le liquidateur amiable ;
• inscription modificative au registre du commerce et des sociétés (RCS), dans le mois de la décision de dissolution ;
• la mention « société en liquidation » accompagnée du nom du liquidateur est obligatoire sur tous les papiers commerciaux et autres correspondances, factures, annonces et publications diverses émanant de la société.

La société doit apurer ses comptes :

• paiement des dettes et recouvrement de ses créances ;
• vente des actifs ;
• résiliation ou terminaison des contrats en cours ;
• répartition entre les associés ou actionnaires des sommes disponibles, en fonction du degré de détention des titres dans la société. Si la répartition au profit de chacun des associés/actionnaires est supérieure au montant de leurs apports en capital, on parle alors de « boni de liquidation ».

Le liquidateur informe ses associés ou actionnaires de l'évolution des opérations en les convoquant à une assemblée générale (une fois par an), dans les six mois de la clôture de l'exercice. Les comptes annuels doivent être approuvés.

Liquidation

Dès que les opérations de liquidation sont achevées, le liquidateur établit les comptes de liquidation et convoque les associés ou actionnaires pour obtenir le quitus de sa gestion, la décharge de sa mission et le constat de la clôture de la liquidation.
Les comptes de liquidation et le PV de l'assemblée générale sont déposés au greffe du TC en annexe au RCS.
L'avis de clôture des opérations de liquidation est publié à l'initiative du liquidateur dans le journal d'annonces légales (JAL) qui a publié l'avis de dissolution et sa nomination en qualité de liquidateur.

Radiation

La société ne peut être radiée du RCS que sur justificatif de l'exécution de toutes les mesures de publicité et ne peut opposer aux tiers la clôture de sa liquidation que si celle-ci a été publiée au RCS. La radiation de la société peut être demandée dans le mois qui suit cette publication.

La clôture de la liquidation doit intervenir dans un délai de trois ans après la dissolution de la société. À défaut, le greffe peut opérer une radiation d'office.

La répartition des fonds entre associés/actionnaires est publiée dans le même JAL que celui qui a publié la nomination du liquidateur et l'avis de clôture de la liquidation. S'il y avait un immeuble à partager, les actes opérant le transfert de propriété doivent également être publiés à la conservation des hypothèques.

Publicité des radiations

Un avis est inséré au BODACC, contacté par le greffe du tribunal.