Êtes-vous en bons termes avec votre boîte mail ? Par Ingrid Wolff

Si vous recevez des dizaines de messages par jour, il y a de grandes chances pour que votre boîte de réception soit indigeste... Alors, évitez de vous laisser envahir et de stresser !
11:0007/03/2018
Rédigé par FFB Nationale
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Retrouvez ce dossier dans notre revue Batiment Actualité
Batiment Actualité Numéro 4 | Mars 2018

L'inflation des e-mails est source de stress. Si votre boîte de réception est encombrée au point où vous avez du mal à discerner ceux qu'il faut traiter en priorité, voici quelques conseils pour sortir la tête de l'eau.

Occupez-vous de vos e-mails une fois par jour : fixez-vous un horaire, fin de matinée ou fin de journée par exemple. Il est déconseillé de le faire en début de journée : trop de risque de vous disperser.

Triez vos e-mails en trois catégories, selon la méthode CAP

  • Classement : les e-mails à garder sont uniquement ceux qui concernent vos dossiers de fond et contiennent des informations importantes. Combien de mails archivés ne sont jamais réutilisés?
  • action : les mails qui impliquent directement une action ou une réponse de votre part ;
  • poubelle : jetez avec générosité les mails d'information dont vous avez pris connaissance rapidement.

 

Traitez vos e-mails efficacement

Tous les e-mails ne sont pas égaux : certains sont faciles à traiter, d'autres exigent un temps plus long.

Les mails de moins de deux minutes peuvent être traités tout de suite (répondez au mail, supprimez-le ou classez-le).

Les mails de plus de deux minutes : prenez note de l'action, réservez une plage horaire dans votre agenda pour les traiter.

S'il s'agit d'un mail auquel vous devez donner suite plus tard ou s'il vous manque des informations ou si vous attendez une réponse, laissez-le dans votre boîte. Vous resterez ainsi en alerte sur le sujet : « Il est là depuis longtemps, pourquoi ? », « La personne concernée ne m'a pas encore contacté, faut-il que je la relance ? », « Est-ce moi qui dois trancher ce cas... Si je n'y arrive pas, qui ou quoi pourrait m'aider ? »

 

Créez des dossiers « archive »

Lorsque vous avez traité un e-mail (donc lorsque vous avez répondu, vous avez lu, vous avez agi, vous avez délégué, vous avez classé) et que vous désirez conserver une trace, archivez-le.

Votre boîte de réception n'est pas le lieu le plus adapté à la centralisation des informations comme les factures, les bons de commande, les devis, les décisions prises en réunion... ils nécessitent d'être conservés, donc archivés dans un dossier sur un serveur dédié.

En procédant de la sorte, votre boîte de réception deviendra digeste et efficace, car elle vous servira d'indicateur d'alerte et vous donnera une vision globale des sujets en attente de traitement.

Lorsque vous relevez le courrier dans votre boîte aux lettres postale,vous n’en laissez pas la moitié dedans.Pour vos e-mails,c’est pareil...

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