Gestion du temps : le temps... le mien, le vôtre et celui des autres

Cogérante de la société Yosadi.
Consultante, formatrice auprès de dirigeants de TPE/PME.

Prendre le temps, voire trop de temps, cela se traduit inévitablement par une perte de temps, car on ne commence rien d’autre avant que cela soit parfait.
Cela produit une désorganisation telle que les journées deviennent sans fin. Les relations de travail sont difficiles parce qu’on est incapable de déléguer ou d’accepter une aide extérieure.
La perfection provoque de l’anxiété, de la frustration, de la souffrance, voire de l’agressivité.

Comment diminuer la pression ?

• Mettre en place des microplannings couplés à des micro objectifs.
• Dédramatiser : que peut-il arriver de si horrible si ce n’est pas parfait ? Quels sont les véritables enjeux ?
• Apprécier la qualité donnée et celle reçue. Exemple : un plombier ayant refait la salle de bains d’une cliente n’est pas totalement satisfait de son travail, le dessin formé par la pose du carrelage n’est pas à la hauteur de ce qu’il aurait souhaité faire... mais sa cliente, elle, est ravie ! Alors, au fond, qu’est-ce qui est le plus important ?
• Faire confiance aux autres, apprendre à déléguer pour libérer du temps. Assurez-vous que les instructions pour exécuter la tâche sont claires et concises. Informez-vous de l’avancement sans surcontrôler.
• Donner des repères : le vieil adage « on n’est jamais si bien servi que par soi-même » n'est valable que dans des situations d’urgence. Dans une équipe et sur le long terme, cela n’est pas bénéfique!

Nous nous arrangeons spontanément pour faire :

• ce qui nous plaît, avant ce qui nous déplaît ;
• ce qui est facile, avant ce qui est difficile ;
• ce qui va vite, avant ce qui prend du temps ;
• ce que nous savons faire, avant ce qui est nouveau ;
• ce qui est urgent, avant ce qui est important ;
• ce que d’autres nous imposent, avant ce que nous avons choisi.

Principe d’Henri Laborit, médecin et biologiste.

On va vite, on se précipite sans recul nécessaire, au risque de commettre des erreurs, de manquer d’attention dans les détails, d’avoir une information inexacte ou insuffisante et de stresser les autres et de paraître désordonné, pour ne pas dire débordé !
Dans ce planning où il n’y a plus la place de rien, comment traiter l’urgence réelle ?

L’urgentiste pense avoir le don d’ubiquité : on ne peut pas être à deux endroits en 5 minutes, lorsqu’ils sont distants de 10 km !

Comment diminuer la pression ?

• Adopter un agenda à « trous » pour y placer l’imprévu. N’ayez pas peur du vide, il se remplira toujours.
• Apprécier plus justement le temps à consacrer à une tâche (5 min prévues se transformant en 20 min).
• Établir une liste de tâches (to-do list), en faisant le tri entre l’urgent et l’important.
• Prendre le temps de l’analyse avant toute action.
• Communiquer avec les autres et prendre leur rythme en compte.

Il fait tout lui-même, les tâches de dernière minute, les demandes irréalistes... « Je le finirai ce soir à la maison. » Il est surmené.

Au-delà d’un certain nombre d’heures de travail, la productivité du temps décroît et devient même négative.Il peut confondre qualité et quantité.

Comment diminuer la pression ?

• Voir les choses sous un autre angle.
• Se fixer des priorités, les revoir régulièrement et avec méthode.
• Apprendre à faire confiance aux autres, reconnaître leur capacité à faire.
• Demander de l’aide, ce n’est pas un signe de faiblesse.
• Trouver les points qui rassurent.

Il accorde plus d’importance à la quantité de travail accomplie qu’à l’efficacité.

Il a du mal à terminer, parce qu’i lest trop préoccupé par l’énergie à mettre en œuvre pour accomplir sa mission.

Rien n’est simple, direct, rapide.

Il se décourage et repousse sans cesse à plus tard les petites tâches.

Comment diminuer la pression ?

• Se doter d’objectifs plus précis et moins ambitieux avec des résultats concrets à atteindre.
• Fixer des dates d’échéance.
• Établir des listes de tâches en les regroupant par ordre de priorité.
• Se dire « Je commence, je termine ».
• Valoriser les petites tâches, qui auraient tendance à être oubliées. Elles deviennent alors plus visibles et motivantes à réaliser.

Son plus grand problème, c’est qu’il ne sait pas dire non.

Il privilégie les tâches utiles aux autres, plutôt que celles qui pourraient être prioritaires pour lui.

Il recherche la reconnaissance.

Comment diminuer la pression ?

• Qualifier régulièrement ses priorités.
• Lister toutes les tâches.
• Mesurer régulièrement son temps de travail (consommé et disponible pour ce qu’il reste à faire).
• Éviter d’ accepter les tâches sur l’instant et formaliser leur prise en compte : « C’est d’accord, mais pas tout de suite. »

Vos tâches principales représente les cailloux (que ce soit sur une journée, une semaine, un mois) ; vos tâches secondaires, le gravier ; les autres tâches, le sable.

Le bocal est-il plein ? Eh bien non, vous pouvez encore y mettre de l’eau. C’est le temps liquide sur lequel vous pouvez compter pour combler le vide ou le laisser.

Si vous remplissez le bocal dans cet ordre, vous pourrez utiliser sa capacité de manière optimale. Sinon, vous risquez de ne plus avoir de place et de voir le bocal déborder !