Gestion du temps : mettre de l'ordre dans le chaos
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Entretien avec Ingrid Wolff
Cogérante de la société Yosadi.
Consultante, formatrice
auprès de dirigeants de TPE/PME.
Reprenez la main en gérant vos tâches
Triez les éléments en vous demandant : « Cela demande-t-il une action ? »
Appliquez la méthode CAP (classement, action, poubelle)
- l'information pourrait s'avérer utile dans le futur : je la répertorie dans un système de classement ;
- cela demande une action : je la place dans un échéancier, en indiquant qui, comment et où ;
- l'information est sans intérêt, elle « part à la poubelle ».
Toutes les actions inachevées encombrent notre esprit, dévorent notre énergie et nous font perdre la vision claire des tâches que nous devons accomplir.
Reprenez la main en gérant vos tâches
Triez les éléments en vous demandant : « Cela demande-t-il une action ? »
Appliquez la méthode CAP (classement, action, poubelle)
- l'information pourrait s'avérer utile dans le futur : je la répertorie dans un système de classement ;
- cela demande une action : je la place dans un échéancier, en indiquant qui, comment et où ;
- l'information est sans intérêt, elle « part à la poubelle ».
Toutes les actions inachevées encombrent notre esprit, dévorent notre énergie et nous font perdre la vision claire des tâches que nous devons accomplir.
Distinguez l'urgent de l'important
Vous avez maintenant en main les actions à réaliser.
Reste à les classer et à différencier l'urgent de l'important :
- les tâches de haute importance à faire immédiatement ;
- les tâches à haut intérêt à planifier dans l'agenda ;
- les tâches urgentes de faible valeur ajoutée ;
- les tâches non importantes à réaliser au moment souhaité ou à abandonner.
Une fois vos tâches listées, fixez un ordre de priorité, puis une durée réaliste et maximale pour chacune d'elles. En pensant à y inclure les imprévus !
Vous ne pouvez pas tout faire en même temps, il y a des choix à opérer.
La méthode 2-20-2-2 pour modérer les sollicitations et vous organiser efficacement
Le principe est simple. Il se base sur la durée de la tâche demandée.
Ce qui prend 2 minutes, je le fais tout de suite : ainsi, vous évitez d'accumuler de nombreuses petites tâches qui vous donnent l'impression d'être submergé.
Vous pouvez les effectuer dans les moments de la journée où vous avez une baisse de régime. Ces actions courtes ne demandent pas de gros efforts et vous les ferez plus facilement que de plus lourdes.
En deux minutes, vous pouvez même réaliser des choses importantes comme rappeler un client, envoyer un e-mail, confirmer un achat, etc. En agissant aussitôt, vous libérez votre esprit de cette pensée.
Ce qui prend 20 minutes, je le diffère en validant avec l'autre :« C'est d'accord, mais dans un quart d'heure ; je finis d'abord » ; un client appelle et souhaite son devis pour midi : « Votre devis, oui, je vous le fais aujourd'hui, mais vous l'aurez ce soir, je suis sur chantier toute la journée. » Il faudra bien sûr respecter ce délai !
Ce qui prend 2 heures demande une planification. Le travail est qualitatif. Alors, je négocie le temps nécessaire à sa réalisation.
Ce qui prend 2 jours m'oblige à réclamer un délai et à réviser mes priorités. Je l'inscris dans mon agenda.
Résistez à ceux qui rouspètent ou qui formulent des demandes en toute méconnaissance du temps que la tâche va vous prendre.
Expliquez clairement à l'autre que ce qu'il pense durer 10 minutes vous occupera en f ait une heure, voire plus.
Il est primordial d'avoir une vision claire de ce que l'on a faire, quand, où, pour qui et avec qui.
Les demandes urgentes sont souvent le reflet du stress de l’autre... alors, analysez ce qui se passe pour évaluer si l’action est vraiment urgente !
Il faut donc trier, prioriser et planifier, voire déléguer quand cela est possible, pour rester opérationnel et concentré sur la tâche du moment.
Il est tout aussi important de bien estimer le temps de réalisation qui sera nécessaire pour chacune des tâches à accomplir.
Changez vos habitudes pour gagner en efficacité et sérénité
Vous ne décrochez jamais ? Le soir, le week-end, en vacances, vous avez tendance à penser aux multiples projets en cours et à terminer ?
Vous ne parvenez plus à faire la différence entre votre temps de travail et votre temps personnel ?
Je suis désorganisé, je n'arrive pas à gérer tout ce que j'ai à faire, j'oublie des choses, j'arrive en retard aux rendez-vous, je mets des Post-it partout, je fais tout au dernier moment, je remets tout au lendemain, je stresse...
Il est possible de mettre en place de nouvelles habitudes pour améliorer son organisation.
Toutefois, il est important de prendre en considération la résistance au changement.
En moyenne, il faut 21 jours pour changer une habitude ou en créer une nouvelle... un temps finalement assez court !
Plus l'habitude à prendre est loin de votre zone de confort, plus cela vous demandera d'efforts. Il est donc indispensable de pratiquer et de répéter votre action tant qu'elle n'est pas intégrée. La répétition crée l'automatisme et de l'automatisme naît la compétence inconsciente... Automatiser les petites choses ou les processus habituels permet aussi de garder de la créativité pour les missions à valeur ajoutée.
Adoptez le bon rythme
Notre efficacité est fluctuante. Un coup de fatigue et il nous faut davantage de temps pour réaliser une tâche. L'esprit moins frais, nous enchaînons sur un autre travail, qui va demander lui aussi plus de temps et d'effort...
Elles arrivent alors très vite, les spirales qui nous éloignent insidieusement de la fluidité, de l'efficacité et de la satisfaction du travail bien fait.
Il faut apprendre à segmenter son travail en étant à l'écoute de ses capacités personnelles.
Découvrez à quel moment de la journée vous êtes naturellement efficace, car nous ne sommes pas aussi productifs à 10, 14 ou 16 heures.
Nos facultés intellectuelles sont généralement optimales entre 9 et 11 heures et entre 15 et 17 heures (cela peut varier d'un individu à l'autre de plus ou moins deux heures, en fonction de l'heure du réveil et du déjeuner).
Ce sont donc des périodes propices pour faire appel à notre concentration et à notre mémoire à long terme.
En revanche, mieux vaut éviter de planifier un rendez-vous important ou de travailler sur un projet épineux entre 14 et 15 heures. Durant cette phase, notre température interne baisse et l'activité intellectuelle est nettement ralentie.Notre capacité d'attention fonctionnant suivant des tranches de deux heures, il est recommandé entre chaque cycle de faire des pauses de cinq à dix minutes pour se détendre et se régénérer.
Revoir sérieusement mon organisation pour rentabiliser mon temps de travail peut changer mon quotidien du tout au tout.
- Je pense en permanence valeur ajoutée.
- Je suis perfectionniste sur l’important, mais pas sur le non-important.
- Je travaille à chaud : c’est une discipline payante que de traiter une tâche lorsque mon esprit est alerte sur la question.
- Je suis financier plus que comptable de mon temps. L’essentiel est pour moi est d’avoir des stratégies plus que l’obsession des minutes et des heures qui passent.
- Je concilie rigueur dans le respect des principes (priorisation, durées…) et souplesse pour m’adapter au terrain, aux imprévus.
- J’évite de sous-évaluer deux fois le même travail (exemple, j’y ai passé une heure au lieu de 20 minutes estimées).
- Je mise sur mes points forts pour compenser mes points faibles.
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