Gestion du temps : planifiez, quantifiez et organisez vos activités

Planifier

Le mot fait peur. Et pourtant...

Planifier votre semaine et vos journées vous permet d'avoir une vue d'ensemble de vos activités.

Et cette vue sera bien meilleure ainsi, qu'en gardant tout en tête.

Planifier revient à répartir vos activités dans le temps en fonction de vos objectifs et de la durée de ces activités :

• vos objectifs vous permettent de déterminer ce que vous devez exécuter maintenant et ce que vous pouvez reporter ;
• la durée des activités vous indique quel est le meilleur agencement possible dans le temps.

Limiter une tâche dans le temps permet de canaliser son énergie et de rester concentré sur ce qu'on fait.

Sans cela, vous pouvez aussi bien mettre vingt minutes que deux heures ou deux jours pour réaliser votre travail.

Ce faisant, on est incité à respecter la loi de Pareto : réaliser les 80 % les plus importants en ne consommant que 20 % de son temps.

Afin d'être pleinement utile, votre planification doit être réaliste et considérer d'autres éléments : les déplacements, les derniers préparatifs des réunions et rendez-vous, la transition entre chaque moment, les imprévus, etc.

Pour planifier, rien de tel que l'agenda...

Qu'il soit papier, électronique ou numérique, l'agenda est l'outil incontournable. Mais attention, il n'en faut qu'un?! Vous y consignerez vos vies professionnelle et personnelle.

La différence peut se faire de manière visuelle, avec des codes couleur, par exemple.

Avec cet agenda unique, vous disposerez d'une vue d'ensemble des choses à faire et des rendez-vous à honorer.

Grâce à lui, vous vous préserverez du stress et des interrogations occasionnées par l'incertitude et le manque d'anticipation.

Il vous offrira de plus l'occasion d'aménager des plages de récupération.... Et le repos, c'est important.

Une planification hebdomadaire permet de mesurer son efficacité, de prioriser ses actions et de procéder à des ajustements réguliers.

En organisant son agenda d'une semaine à l'autre, on peut évaluer l'importance de chaque tâche accomplie, repérer celles qui sont les plus chronophages ou encore identifier celles que l'on exécute avec le plus de facilité (ce sera utile pour une prochaine programmation). Il est important d'identifier les processus et le temps qu'ils demandent :par exemple, un rendez-vous client entraîne dans la majorité des cas l'établissement d'un devis, une relance éventuelle du client, la commande de fournitures, la programmation des travaux, etc.

Tout cela implique une action qu'il

faut programmer dans le temps : celles que l'on peut faire immédiatement parce qu'elles requièrent peu de temps, un peu plus tard ou dans un jour ou deux, car elles vont nécessiter un investissement temps plus important.

On le voit bien, l'agenda à lui seul ne suffit pas.

Pour une organisation optimale, votre agenda doit être complété par une liste de tâches quotidiennes ou hebdomadaires, autrement appelée une to-do list.

Établir une to-do list

Vous vous sentez dépassé par le nombre de tâches à accomplir et vous ne parvenez plus à établir des priorités?? Il est temps de penser à faire une to-do list.

Établir une to-do list permet de :

• se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée;
• ne pas oublier d'échéance importante;
• réduire son stress, ne pas se sentir débordé en perdant la maîtrise du volume de travail à produire;
• obtenir une vue globale de l'ensemble de sa charge de travail;
• mettre au clair ses pensées tout en établissant un programme précis de petites actions à accomplir.

Comment faire?

C'est une discipline à acquérir : vous pouvez établir votre liste la veille au soir avant de partir ou le matin en arrivant.

Et comme personne ne peut se couper en deux, à l'instar de votre agenda, votre to-do list mixe le professionnel et le personnel.

Préférez un support mobile pour l'avoir avec vous lors de vos déplacements : une feuille de papier (A4 pliée en quatre pour la glisser facilement dans une poche), un calepin à spirale, une appli sur un smartphone... peu importe, du moment qu'il s'agit pour vous du bon outil.

Il est important d'établir une liste de tâches réalisables. Une to-do list efficace ne doit pas être surchargée. Vous aurez tendance à être optimiste, à sous-estimer certaines durées (traitement, déplacements...) et à surestimer vos capacités... Il ne s'agirait pas de finir la journée sur un sentiment d'insatisfaction !

Pour être efficace, la to-do list repose sur une catégorisation et un classement des tâches allant du prioritaire (urgent, important) au secondaire : les plus importantes seront traitées en premier, les autres attendront leur tour... et pourraient même être reportées au lendemain ou à la semaine suivante.

Vous pouvez aussi les rassembler par lots : dans une logique de lieux (au bureau, sur le chantier...), de temps (grouper tous les appels téléphoniques au même moment de la journée, par exemple), de personnes (préparer une réunion de chantier, faire un point avec le sous-traitant), etc.

Et pour optimiser au maximum vos temps morts, vous pouvez, par exemple, caser vos appels entre deux rendez-vous, en attendant d'être servi au restaurant ou dans la file d'attente chez un fournisseur.

Utilisez toujours des verbes d'action (préparer, faire, appeler, écrire, établir...) pour qualifier le contenu des tâches.

Pour faciliter votre organisation, allouez une durée à chacune d'entre elles. L'inconvénient majeur de la plupart des to-do lists est de ne pas indiquer la durée des tâches.

Vous risquez alors de vous retrouver avec une longue liste de choses à faire, qui prendront chacune entre cinq minutes et trois heures.

il est évident qu'une tâche qui réclame deux heures ne s'insérera pas, ou au prix de gros efforts, dans une journée bien chargée.

Lorsque vous indiquez la durée des tâches, vous pouvez aussi calculer le temps cumulé pour accomplir tout ce que vous avez noté.

Pour fiabiliser vos estimations, comparez les durées prévues et réelles. Puis prenez une marge de sécurité : « Je me rends compte que je budgète 30 minutes et en consomme régulièrement 45 ? J'applique un coefficient correcteur de 1,5 à mes estimations. »

Si certaines tâches sont complexes ou très longues à mener, décomposez-les en tâches plus simples à planifier. Mais attention, la to-do list ne doit pas se substituer à l'agenda !

Enfin, au fur et à mesure de l'avancement de votre travail, rayez ou cochez les tâches traitées. C'est un petit plaisir à ne pas négliger pour maintenir la motivation au plus haut !