Pourquoi faire un point sur les données dans mon entreprise ?
Pour une entreprise quelle que soit sa taille (artisan, TPE-PME, ETI, grand groupe), la bonne organisation des données et leur collecte efficace présentent de nombreux avantages car toutes les structures ont au moins un tableau de bord et des photos de chantier. Savoir organiser les données permet de gagner en efficacité et d’améliorer sa compétitivité comme la satisfaction de ses clients.
Que ce soit dans le domaine des relations commerciales, de la conception des ouvrages, des opérations de rénovation, du suivi des chantiers ou encore de la maintenance des bâtiments, voire du contrôle des obligations légales, la première étape est de collecter les données nécessaires. Cette démarche doit être pensée au service des équipes métiers.
Le point essentiel est que les données collectées soient pertinentes, fiables et disponibles. Il y a également des enjeux juridiques : les données doivent être collectées conformément aux règlements européens (Règlement Général sur la Protection des Données - RGPD et Data Governance Act - DGA) afin d’être exploitées de manière sécurisée. L’importance de la sécurité du système informatique de l’entreprise joue un rôle essentiel et doit être prise en compte (cybersécurité).
À retenir
Seule l’analyse technique et économique des usages attendus des données vous permettra de mobiliser les bonnes ressources dans l’entreprise.
Il faut que l’objectif soit clairement défini. Le travail sur les données est une démarche itérative qui nécessite des mises à jour régulières. Finie la collecte de données inutiles !
Où sont les données ?
Le parc d’engins de chantier
Engins de manutention, grues, camions… De nombreuses machines de manutention sont équipées de capteurs pour gérer la télémétrie nécessaire pour leurs services de maintenance prédictive, mais aussi pour générer des données métier permettant à l’entreprise de créer de nouveaux services numériques vers ses clients.
Le système d’information de votre entreprise
Temps de travail sur le chantier, suivi des délais de paiement des factures, suivi du flux commercial, suivi du volume de matériaux utilisés, suivi de la qualité, comptabilité analytique, etc. Toutes ces données sur la gestion des équipes, des finances et du processus opérationnel peuvent être mobilisées dans le respect du cadre réglementaire sur les données personnelles (RGPD) et et selon les textes applicables ou à venir (Data Governance Act, Data Act, IA Act).
Les outils de communication (mails, vidéos, WhatsApp, …)
Au-delà du système d’information, d’autres sources de données partagées ont désormais vu le jour et peuvent également être exploitées. Il existe d’ailleurs de plus en plus d’informations en open data (réglementations, documents d’urbanisme, données environnementales, ...).
Les objets connectés
Stations météos, outils de mesure connectés, capteurs installés dans les immeubles ou maisons, chaudières connectées, … D’ici 2026, le Data Act conduira à une harmonisation des règles d’accès et à fixer un cadre pour l’échange des données professionnelles. Cela concerne les objets connectés.
Par où démarrer ?
Pour disposer d’une vision claire des données dans l’entreprise, on parle de « schéma d’architecture des données ». Ce schéma se construit petit à petit. Il ne faut pas se lancer dans un grand projet ni chercher à cartographier l’intégralité des données de l’entreprise. Ce serait impossible et contre-productif.
Pour démarrer, il est donc impératif de partir du métier en ayant conscience que certaines données n’existent pas encore ou ne pourront pas être collectées tout de suite. Ce travail doit être mené avec les équipes en combinant vision informatique du projet et vision des métiers (quels besoins ? quels process existants ?).
Quelles sont les étapes à suivre pour organiser les données de l’entreprise ?
Le travail peut être construit en trois étapes une fois que les sujets à traiter en priorité ont été définis.
À noter : on parle de « cas d’usage » lorsqu’une difficulté a été identifiée dans la chaîne de valeur et que son traitement devient une priorité pour l’entreprise. L’usage de l’IA peut être une réponse, ce n’est parfois pas le cas ou pas la seule réponse. Le premier enjeu est de collecter les données pour permettre une bonne analyse.
Que vous cherchiez à améliorer la rentabilité de votre activité, à gagner du temps dans la gestion de votre chantier ou à optimiser la qualité des travaux, il existe aujourd’hui des solutions notamment d’intelligence artificielle, à condition qu’elles soient alimentées par les bonnes données.
1re étape : faire l’inventaire des données utiles
- Identifier quel service et quelle personne génère les données utiles pour les cas d’usage définis (il est important d’associer dès l’amont les personnes concernées et l’équipe métier).
- Identifier les difficultés pour collecter les données concernées ou les données manquantes.
- En déduire les données à collecter en priorité (clients, produits, etc.).
- Identifier le cas d’usage qui vous paraît essentiel (forte valeur métier et bonne faisabilité technique) et qui permettra ensuite, à partir de cette première expérience, d’avancer sur d’autres sujets (vous pouvez vous aider en réalisant une matrice « effort/bénéfice »).
2e étape : cartographier et qualifier les données prioritaires
- Établir la cartographie des données utilisées et des flux d’alimentation.
- Définir des rôles et responsabilités au sein de l’entreprise ou avec les partenaires externes (clients, sous-traitants, administrations) – cela peut passer par le développement de nouveaux métiers (responsable données, garant de la gouvernance des données, …).
- Évaluer la qualité des données (format, doublons, standards, …).
3e étape : définir une feuille de route des cas d’usage prioritaires
- Lister les cas d’usage priorisés avec un calendrier de déploiement.
- Nettoyer et mettre au format les données (la qualité des données est un sujet-clé).
- Choisir la bonne infrastructure (stockage, catalogue, sécurité, etc.) avec un budget dédié le cas échéant.
- Former les équipes sur les enjeux de la donnée.
Les points de vigilance
Les données ne sont pas toutes lisibles avec le même format, c’est un critère à évaluer pour savoir si elles sont directement exploitables. Il faudra dans certains cas transformer les flux de données pour qu’elles soient exploitables compte tenu de la diversité des sources.
Le lieu de stockage des données constitue un critère important pour connaître leur disponibilité et leur accessibilité.
La propriété intellectuelle et les conditions d’utilisation des données doivent être définies dans les contrats de services des fournisseurs. Il est important de collecter ces contrats juridiques pour les faire expertiser par un juriste spécialisé.
Cette démarche s’inscrit dans le temps, avec des processus réguliers de contrôle et de mise à jour.
5 questions à vous poser avant de vous lancer
- Quel est votre besoin ou objectif ?
- Pour quels usages faut-il collecter des données ?
- Comment sont collectées ces données ?
- Où sont stockées ces données ?
- Si j’ai décidé de me lancer dans un projet (traitement d’un cas d’usage), quel est le budget prévisionnel ?
Notre conseil
Commencez toujours par faire l’inventaire des données présentes dans votre entreprise avec l’appui, si besoin, d’un conseil externe.
Nous vous invitons également à vous renseigner sur les dispositifs nationaux et régionaux qui peuvent vous accompagner en partie dans la démarche.
Pour plus d’infos, vous pouvez contacter votre fédération départementale.
