Embauche de salariés - quelles formalités effectuer ?

Lors de l’embauche d’un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat (CDI ou CDD), l’employeur doit respecter différentes formalités.
10:3510/04/2024
Rédigé par FFB Nationale

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Obtenir du salarié certaines informations et documents

 

Pour accomplir les formalités liées à l’embauche, un certain nombre de renseignements concernant le salarié sont indispensables : son identité, ses coordonnées (numéro de téléphone et adresse), son numéro de sécurité sociale, sa nationalité, sa date et son lieu de naissance, sa situation familiale et ses éventuels diplômes.

 

Il devra aussi présenter :

  • s’il s’agit d’un salarié étranger hors Union européenne (UE), le titre l’autorisant à travailler1 ;
  • s’il est amené à conduire un véhicule dans le cadre de son activité professionnelle, son permis de conduire

 

Remettre et faire signer au salarié son contrat de travail

 

Les conventions collectives du bâtiment exigent, pour toute embauche, la remise au salarié d’un écrit comportant les éléments essentiels de la relation de travail (durée, rémunération, qualification…)2. Chaque partie en conserve un exemplaire signé.

 

Établir la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

 

La DPAE est faite auprès de l’Urssaf, dans les huit jours qui précèdent l’embauche3 :

  • sur le site www.net-entreprises.fr4 ;
  • ou par LRAR au moyen d’un formulaire Cerfa (envoi au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche)5.

 

Vous devez remettre au salarié une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception. Cette obligation est considérée comme satisfaite dès lors que le contrat de travail précise l’Urssaf destinataire de la DPAE6.

 

La DPAE permet d’effectuer en une seule fois cinq formalités liées à l’embauche7 :

 

  • l’immatriculation du salarié à la CPAM (s’il ne l’est pas ou s’il était antérieurement immatriculé à un régime étudiant) ;
  • l’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale (en cas de première embauche : ouverture du compte employeur auprès de l’Urssaf) ;
  • l’affiliation de l’employeur au régime de l’assurance chômage ;
  • la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
  • la demande de visite d’information et de prévention (VIP) ou d’examen médical d’aptitude à l’embauche. Dans la mesure où, en tant qu’employeur, vous devez vous assurer de l’effectivité de cette visite, il est impératif de saisir directement le service de prévention et de santé au travail8 (voir infra).

 

Embauche de salariés étrangers

 

Pour un salarié étranger hors UE, l’employeur doit vérifier son titre de travail deux jours ouvrables avant la date effective d’embauche auprès du préfet du département dans lequel l’établissement employeur a son siège1. L’envoi d’un mail auquel est jointe la copie du titre de travail est préconisé.

 

Pour un salarié étranger européen, si aucune autorisation de travail n’est requise, il convient cependant d’être vigilant quant à certaines cartes d’identité (ex. : carte italienne) qui sont accordées à des ressortissants étrangers (hors UE) séjournant régulièrement dans le pays. Cette carte ne permet pas de travailler en France.

 

Vous pouvez consulter en ligne le PRADO2, registre public des documents authentiques d’identité et de voyage.

 

 

1 - Sauf si le salarié lui remet un justificatif d’inscription sur la liste des demandeurs d’emploi délivré par France Travail ou si l’employeur a déjà accompli une déclaration auprès du préfet pour l’embauche d’un salarié muni d’un titre « étudiant » ou « étudiant programme de mobilité », en l’absence de réponse du préfet dans les deux jours.

2 - Public register of authentic identity and travel documents online.

Déclarer le salarié à la caisse de congés payés9

 

Les données personnelles du salarié ainsi que son RIB, nécessaires à la gestion de ses congés payés, sont transmis à la caisse. Cette déclaration se fait de manière dématérialisée ou par courrier selon les caisses de congés payés.

 

Demander la carte BTP

Pour les salariés amenés à travailler sur chantier, la carte d’identification professionnelle du BTP est demandée par déclaration dématérialisée sur le site www.cartebtp.fr. Auparavant, le salarié doit être informé de la transmission à la Caisse intempéries bâtiment et travaux publics (CIBTP) de ses données personnelles nécessaires à l’établissement de la carte10.

 

Organiser la visite d’information et de prévention (VIP) ou l’examen médical d’aptitude

 

Vous devez contacter le service de prévention et de santé au travail pour organiser :

 

  • la VIP, dans un délai maximal de trois mois en principe, à partir de la prise effective du poste11 ;
  • ou, pour les salariés affectés à un poste à risque, un examen médical d’aptitude à l’embauche avant la prise effective de poste12.

 

Affilier le salarié auprès des institutions de retraite, prévoyance et complémentaire santé

 

Le salarié doit être affilié aux régimes de retraite complémentaire, de prévoyance et, sauf cas de dispense légale, à la complémentaire santé.

 

Compléter le registre unique du personnel

 

Sont inscrits sur le registre unique du personnel les nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité, type de contrat de travail, emploi, qualification, date d’entrée dans l’entreprise du salarié embauché (y compris l’intérimaire) puis sa date de sortie.

Pour les salariés étrangers hors UE, il faudra en outre préciser le type et le numéro de l’autorisation de travail et en annexer une copie au registre unique du personnel13.

 

Déclarer les mouvements de main-d’oeuvre (entreprises d’au moins 50 salariés)

 

Pour les entreprises concernées, une déclaration des mouvements de main-d’oeuvre (embauches et départs) à la Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques (Dares) doit être réalisée tous les mois via la DSN14.

 

Communiquer au salarié certaines informations

 

À son arrivée dans l’entreprise, le salarié doit se voir communiquer la liste des textes conventionnels en vigueur dans l’entreprise15.

 

De manière générale, vous devez par ailleurs :

 

  • remettre au salarié une notice d’information de l’organisme assureur en matière de prévoyance16 ;
  • afficher dans l’entreprise un certain nombre d’informations : adresse et numéro de téléphone de l’inspection du travail, du service de santé au travail et des services d’urgence, modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques professionnels, etc.17 ;
  • porter à la connaissance du salarié, par tout moyen : le règlement intérieur (obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés), la raison sociale et l’adresse de la caisse des congés payés, les textes légaux relatifs à la lutte contre les discriminations, le harcèlement sexuel et moral, etc.18.

 

Le salarié est aussi informé :

 

  • en vertu du RGPD19, de l’utilisation de ses données personnelles nécessaires à l’exécution du contrat de travail ;
  • qu’il bénéficiera tous les deux ans d’un entretien professionnel20.

 

  1. Article L. 5221-5 du Code du travail (CT).
  2. Articles II-3 de la CCN des ouvriers du bâtiment du 8 octobre 1990, 2,1 de la CCN des ETAM du bâtiment du 12 juillet 2006 et de la CCN des cadres du bâtiment du 1er juin 2004. Le Code du travail liste également un certain nombre d’informations sur la relation de travail à transmettre au salarié, cette transmission pouvant se faire via le contrat de travail (articles R. 1221-34 et 1221-35 CT).
  3. Article R. 1221-4 CT.
  4. Obligatoire pour les entreprises ayant accompli plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente (articles L. 1221-12-1 et D. 1221-18 CT).
  5. Article R. 1221-5 CT.
  6. Article R. 1221-9 CT.
  7. Article R. 1221-2 CT.
  8. Soc, 18 décembre 2013, n° 12-15454.
  9. Cette déclaration n’est pas obligatoire pour les salariés « titulaires d’un contrat à durée déterminée, conclu pour une durée minimum d’un an et ayant acquis date certaine par enregistrement » (article D. 3141-23 CT).
  10. Article R. 8293-1 CT.
  11. Deux mois pour les apprentis et avant l’affectation au poste pour les travailleurs de nuit et les jeunes de moins de 18 ans notamment (articles R. 4624-10 et 4624-18 CT).
  12. Article L. 4624-2 CT.
  13. Articles L. 1221-13 et D. 1221-23 CT.
  14. Sauf pour les contrats à durée déterminée d’une durée maximale d’un mois non renouvelable (article D. 1221-29 CT).
  15. Article R. 2262-1 CT.
  16. Articles L. 141-4 du Code des assurances et L. 932-6 du Code de la sécurité sociale.
  17. Articles D. 4711-1 et R. 4121-4 CT.
  18. Articles R. 1321-1, D. 3141-28, L. 1142-6, L. 1152-4 et L. 1153-5 CT.
  19. Règlement général de protection des données.
  20. Article L. 6315-1 CT.

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