Le document unique : contrainte ou opportunité ?

• refus de mise à disposition du document unique à l’Inspection du travail : amende de 3 750 € et/ou 1 an de prison ;
• non-présentation du document unique à l’Inspection du travail : amende de 450 € par salarié.

En cas d’accident ou de maladie professionnelle, l’absence du document unique aggrave la responsabilité de l’employeur :

• responsabilité civile (faute inexcusable) ;
• condamnation à payer des dommages et intérêts à la victime ;
• responsabilité pénale pour manquement délibéré à une obligation particulière de sécurité.

Comment faire un document unique ?

L’évaluation des risques professionnels est la première étape de la démarche de prévention. Elle consiste à :

• identifier les dangers ;
• analyser les risques ;
• hiérarchiser les risques.

Les résultats de l’évaluation des risques sont transposés dans le document unique d’évaluation des risques (DUER ou DU en abrégé).

C’est l’évaluation des risques (avec la hiérarchisation qui en découle) qui conduit l’entreprise à étudier, définir et mettre en place des actions de prévention adaptées qui peuvent prendre des formes diverses :

• engagement de formations destinées aux salariés ;
• modification de l’organisation du travail ;
• modernisation des équipements de travail ;
• acquisition de nouveaux matériels ;
• utilisation de matériaux plus légers ;
• aménagement des locaux.

Le document unique n’est donc ni un catalogue standard ni une fin en soi. C’est la base d’un plan d’action global visant à améliorer la prévention dans l’entreprise et la santé des salariés.

Quels retours d’expérience pour le document unique ?

Le document unique est très souvent ressenti comme une contrainte supplémentaire dans les petites et très petites entreprises, confrontées depuis plusieurs années à de vrais problèmes d’activité et à des résultats financiers difficiles.

De plus la complexité réglementaire actuelle impose pour la comprendre des compétences de plus en plus élevées. Les entreprises ne peuvent seules s'approprier les questions de santé sécurité au travail, excepté celles dont la taille permet la présence d'un responsable prévention / sécurité.

Une application difficile sur le terrain

L’obligation d’évaluer les risques est souvent regardée comme une formalité bureaucratique supplémentaire.

Les entreprises ne savent pas jusqu’où il faut aller dans l’analyse des risques. Elles sont réticentes à transcrire sur le papier des risques qu’elles ne sont pas en mesure de supprimer. Elles ne savent pas comment impliquer en pratique le personnel. Elles n’ont pas pris conscience qu’il s’agissait d’une démarche permanente et aucune actualisation régulière du document unique n’est réalisée.

Des manquements constatés dans les documents uniques

Les phases d’activités ne sont pas renseignées dans le document unique. Les types de risques décrits sont trop généraux. 

Les grilles de cotation des risques sont théoriques et peu exploitables.

Le document unique est soit trop détaillé soit trop synthétique, dans les deux cas difficilement utilisable.

Il n’est pas accompagné d’un plan d’actions détaillé, planifié et validé. Il ne décrit pas les mesures de prévention existantes.

Quand il mentionne des actions de prévention, elles ne sont ni suivies ni évaluées.

Certains risques sont souvent oubliés (volontairement ou non) : canicule, TMS, bruit, risque chimique, addictions, risque routier, risques psychosociaux, vibrations…

Un avantage économique

Comme le démontrent les études de l’OPPBTP, la mise en œuvre d’action de prévention en matière de santé et de sécurité au travail génère des gains à moyen et long terme, à la fois en terme de prévention et en termes économiques, gains que les entreprises peuvent affecter à des recrutements, à des investissements ou pour maintenir leur marge et leur compétitivité.

Le document unique : et après ?

L’entreprise, ses équipements et ses méthodes évoluent. Pour être pleinement utile, le document unique doit donc également évoluer. Tout changement dans les principes d’exécution d’une tâche et l’utilisation d’un nouvel équipement doivent être pris en compte afin que les moyens de protection proposés restent adaptés. Le document unique doit faire l'objet au minimum d'une mise à jour annuelle comme le précise l’article R. 4121-2 du code du travail.

Néanmoins, la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allègement des démarches administratives, dans son article 53, a assouplit cette obligation pour les entreprises de moins de onze salariés en introduisant à l’article L. 4121-3 du code du travail une disposition permettant de faire une mise à jour moins fréquente « sous réserve que soit garanti un niveau équivalent de protection de la santé et de la sécurité des travailleurs ».

Cependant le document unique doit être ponctuellement mis à jour dans deux cas :

• en cas de décision d'aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail. Ceci peut résulter par exemple d'un changement de matériel, d'outillage, de produit, de méthode de travail...
• en cas d'apparition de nouvelles informations concernant l’évaluation d’un risque existant, consécutives à l'évolution des connaissances techniques et scientifiques, à la survenance d'accidents du travail ou de maladies professionnelles.

Document unique, document pratique, document utile

Bien utilisé, le document unique est donc un document pratique qui évolue avec l’évolution de l’entreprise : il s’agit d’un outil efficace pour piloter l’action de prévention dans l’entreprise, quelle que soit sa taille.

Le document unique doit faire désormais partie des éléments de gestion dont l’employeur doit se servir pour gérer son entreprise et la faire progresser sur la durée : bref un document utile.