Facturation électronique : ce qu'il faut savoir pour les marchés de travaux

Sont exclues de cette obligation de réception (liste non exhaustive)

• Les sociétés d'économie mixte (SEM), sauf si elles sont mandataires d'un acheteur public;
• les S.A. d'HLM;
• la SNCF, SNCF Réseaux, SNCF Mobilités et la Caisse des dépôts et consignations;
• les collectivités d'outre-mer (sauf Saint-Pierre-et-Miquelon et Saint-Barthélemy).

Acteurs intervenant sur Chorus Pro

• Les fournisseurs, c'est-à-dire les entreprises de bâtiment titulaires de marché public (y compris les cotraitants) et les sous-traitants payés directement;
• la maîtrise d'œuvre (MOE);
• la maîtrise d'ouvrage (MOA) et/ou le service financier du pouvoir adjudicateur.

Documents dématérialisés sur Chorus Pro

• Le projet de décompte mensuel;
• le projet de décompte final;
• l'état d'acompte produit par la maîtrise d'œuvre;
• l'état d'acompte validé par la maîtrise d'ouvrage;
• le projet de décompte général;
• le décompte général;
• le décompte général et définitif;
• le décompte général et définitif tacite.

Auxquels s'ajoutent :

• les demandes de paiement des sous-traitants payés directement;
• les demandes de paiement des cotraitants.

Dans Chorus Pro, les pièces relatives à chaque paiement constituent un dossier de facturation, consultable directement par les acteurs.

Modalités techniques

Dans Chorus Pro, l'entreprise (l'émetteur de la facture) et le maître d'ouvrage public (le récepteur de la facture) doivent choisir indépendamment leurs modalités d'émission et de réception des factures dématérialisées, selon trois modes :

• un mode « portail » nécessitant de la part de l'émetteur soit la saisie manuelle des éléments de facturation, soit le dépôt de sa facture dématérialisée (PDF signé ou non, PDF mixte, XML), à partir du portail;
• un mode « flux » (EDI - échange de données informatisées) correspondant à une transmission automatisée de manière univoque entre le système d'information de l'émetteur (ou de son tiers de télétransmission) et Chorus Pro;
• un mode « service » (API - interface de programmation applicative), nécessitant de la part de l'émetteur l'implémentation (installation) du service « dépôt factures » mis à disposition par Chorus Pro.

L'utilisation d'un de ces modes de transmission n'exclut pas le recours à un autre de ces modes dans le cadre de l'exécution d'un même contrat ou d'un autre contrat.

La FFB intervient régulièrement auprès du ministre de l'Économie, du secrétaire d'État au Budget, de l'AIFE et de la DGFiP, afin que soit prise en compte la spécificité des marchés de travaux.

Clarifications obtenues par la FFB

La FFB a appelé l'attention du ministre de l'Économie et des Finances sur les difficultés rencontrées par les entreprises et sur la spécificité des marchés de travaux, qui impliquent une vérification de la facture par un tiers, le maître d'œuvre.

Le secrétaire d'État chargé du Budget, Christian Eckert, a confirmé au Président de la FFB, Jacques Chanut, par courrier en date du 4 janvier 2017 :

• que les textes ³ permettent au maître d'ouvrage public d'accepter la facture sous format papier dans le cas où la maîtrise d'œuvre n'est pas encore inscrite dans Chorus Pro;
• que les collectivités publiques sont invitées à faire preuve de souplesse au cours des premiers mois, notamment dans l'usage de la faculté de rejet des factures ne respectant pas l'obligation de dématérialisation.

Ainsi, la facturation continuera de se faire sous format papier lorsque la maîtrise d'œuvre ne sera pas inscrite sur Chorus Pro, parce qu'elle n'y est pas encore tenue légalement, ou qu'elle n'y a pas été obligée contractuellement par le maître d'ouvrage ou qu'elle ne s'est pas enregistrée volontairement;

• son accord pour créer, début 2017, un groupe de suivi composé d'entreprises, de maîtres d'ouvrage et de maîtres d'œuvre volontaires, piloté par l'AIFE.

Ce test grandeur nature permet de repérer les difficultés à tous les stades de la procédure de paiement, d'identifier de bonnes pratiques et d'améliorer l'outil Chorus Pro.

Gestion des écarts de montant entre le projet de décompte et l'état d'acompte

La plateforme Chorus Pro n'autorise pas expressément le rejet d'une facture pour montant erroné.

Cependant, la FFB a constaté que l'outil informatif permet de rejeter la facture pour ce motif, par l'ouverture d'une rubrique « autre motif » que peut compléter le maître d'œuvre.

La FFB a demandé la suppression de cette rubrique.

En effet, en marchés de travaux, il n'est pas possible de refuser une facture et de la faire refaire; cela aurait pour conséquence de ne pas faire commencer à courir le délai de paiement.

Le maître d'œuvre ne peut qu'accepter ou rectifier la facture pour le projet de décompte mensuel comme pour le projet de décompte final ⁴.

Ainsi, si le maître d'œuvre veut rectifier le montant demandé par l'entreprise, il ne rejette pas la facture.

Chorus Pro lui permet :

• d'accepter le projet de décompte mensuel (ou le projet de décompte final);
• et d'établir un état d'acompte pour un montant différent de ce qui est demandé par l'entreprise.

Facturation papier et délai de paiement

L'instruction DGFiP 1 rappelle que le délai de paiement ne court pas pour les factures soumises à l'obligation de dématérialisation qui seraient transmises en dehors de Chorus Pro.

Cependant, pour tenir compte des engagements pris par le ministre à l'égard de Jacques Chanut, une note administrative viendra préciser que lorsque la facturation se fait sous forme papier en raison de l'absence d'enregistrement de la maîtrise d'œuvre sur Chorus Pro, pour les marchés de travaux, le délai de paiement commence bien à courir à réception de la facture papier.

La FFB est intervenue à plusieurs reprises auprès du secrétaire d’État chargé du Budget et de l’Agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE) afin que soit prise en considération la spécificité des marchés de travaux.

Les textes n’obligent nullement les maîtres d’ouvrage à rejeter les factures adressées sous format papier.

À titre transitoire,la facturation pourra se faire sous format papier lorsque la maîtrise d’œuvre ne sera pas référencée sur Chorus Pro.

Dans ce cas, le délai de paiement commence bien à courir à réception de la facture papier.