Piste d’audit fiable - TPE/PME, êtes-vous prêt en cas de contrôle fiscal ?

Mettre en place des contrôles internes réguliers sur un échantillon de factures

Pour les TPE

Une comparaison manuelle des factures avec les documents commerciaux pourra constituer un contrôle suffisant.

L’entreprise doit pouvoir retracer chacune des pièces justificatives, et ce, dans les deux sens : le devis devenant un bon de commande, puis une fois validé, devenant un bon de livraison, puis une facture (avec des avoirs éventuels), et enfin un paiement.

Exemple : L’entreprise doit pouvoir démontrer qu’une facture (et les éventuels avoirs) correspond bien à une prestation réelle en remontant au devis, au bon de livraison ou à tout autre document commercial.

De même, elle doit être capable de fournir le justificatif de paiement correspondant à une facture donnée.

De cette façon, l’entreprise prouve que la prestation a bien été réalisée et que la TVA a bien été collectée.

Pour les PME

En revanche, les PME doivent mettre en place des contrôles internes plus poussés.

Pour l’ensemble des entreprises

Les contrôles mis en place devront permettre de s’assurer du respect des obligations mentionnées dans le schéma ci-dessous.

Établir une documentation reprenant chacune des étapes chronologiques du processus de facturation et des contrôles internes mis en place

Pour les TPE

Une présentation orale des différentes étapes du processus de facturation assortie d’une démonstration concrète des contrôles internes effectués sera jugée suffisante.

Pour les PME

En revanche, les PME doivent établir une documentation écrite synthétique des différentes étapes du processus de facturation et des contrôles internes effectués. De ce fait, l’entreprise doit :

• établir un schéma global du processus de facturation ;
• identifier les contrôles internes régulièrement mis en place en indiquant les acteurs et documents concernés à chaque étape du processus de facturation :
  • Qui sont les acteurs des contrôles ?
  • Quelles sont leurs tâches respectives ?
  • Qui contrôle les documents et données ?
  • À quel moment et selon quelles modalités ?

La même démarche doit être réalisée pour chacune des opérations :

• phase contractuelle ;
• commande ;
• livraison/réception ;
• facturation, comptabilisation ;
• paiement et archivage.

Ainsi, il pourrait être envisagé pour chaque marché de travaux de faire un dossier dans lequel serait intégré un contrat, le devis, la facture et le justificatif de paiement.