Ce signalement doit être effectué le plus en amont possible de la phase de démarrage du chantier. Il est effectué à l’aide d’un modèle de "fiche navette" élaboré en commun par la FFB et le Ministère de l’Intérieur. Cette fiche renseignée par l'entreprise doit préciser la liste des mesures de prévention et de protection envisagées sur le chantier signalé. L’entreprise la transmet au correspondant de la Fédération départementale du BTP qui lui même l’adresse au référent sûreté policier ou gendarme territorialement compétent selon le lieu du chantier.
En retour, le référent sûreté apporte une information globale sur les menaces qui peuvent peser sur ce chantier et émet un avis sur les mesures de prévention et de protection prévues par l’entreprise et, le cas échéant, émet une préconisation complémentaire.
En contact direct avec la ou les entreprise(s) concernée(s), à partir des données connues sur la criminalité associée au quartier du site du chantier, le référent sûreté fait l’inventaire des menaces potentielles auxquelles ce chantier pourra être confronté et porte son jugement sur l’adéquation ou non des mesures de sûreté proposées par l’entreprise.
Ce diagnostic est explicité à l’aide de la troisième page de la fiche navette qui est alors retournée directement par le référent sûreté à l’entreprise (ou du groupe d’entreprises) à l’origine de la demande de signalement.
La ou les entreprises concernées doivent alors prendre connaissance de la stratégie de sécurisation du chantier proposée par le Référent sûreté et décider des mesures de prévention et de protection qu’elle va (ou qu’elles vont) retenir.