L'information du salarié
Jusqu'à présent, avant de remplacer un bulletin de paie sous forme papier par une version dématérialisée, l'employeur devait recueillir l'accord du salarié.
Le principe est désormais inversé : l'employeur qui souhaite mettre en place le bulletin de paie dématérialisé n'est plus tenu de recueillir l'accord préalable de ses salariés.
Le chef d'entreprise a l'obligation d'informer, par tout moyen conférant date certaine, chaque salarié de son droit d'opposition à ce mode de transmission.
Cette décision doit intervenir au plus tard un mois avant la première émission du bulletin électronique, ou au moment de l'embauche.
Le droit d'opposition du salarié
Le salarié peut faire part à l'employeur de son opposition à tout moment, et par tout moyen conférant date certaine.
L'employeur est alors tenu d'accepter la demande du salarié dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les trois mois suivant la notification de son opposition.Il sera dès lors remis au salarié un bulletin de paie sous forme papier.
Pour prouver l'information délivrée par l'employeur et l'éventuelle opposition du salarié, deux possibilités :
- la lettre recommandée avec accusé de réception ;
- une remise en mains propres contre décharge.
L’employeur doit prévenir ses salariés un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé. Il doit aussi garantir la conservation du bulletin pour une durée suffisante.
Les garanties de conservation et de récupération du bulletin dématérialisé
L'employeur garantit la conservation des bulletins de paie dématérialisés, soit pendant une durée de cinquante ans, soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans.
Les salariés doivent être en mesure de récupérer à tout moment l'intégralité de leurs bulletins de paie dématérialisés, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.
En cas de fermeture du service de mise à disposition des bulletins en raison de la cessation d'activité du prestataire ou de l'employeur lorsqu'il assure lui-même cette conservation, les salariés doivent être informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service de stockage en ligne afin de pouvoir récupérer leurs bulletins de paie.
Le bulletin de paie dématérialisé sera visible depuis la plateforme en ligne associée au compte personnel d'activité (CPA) de chaque salarié.
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Décret du 16 décembre 2016, paru au J.O. du 18 décembre dernier, en application de la loi travail du 17 août 2015.
