10 bonnes pratiques pour une gestion sereine du compte prorata

2. Je présente au client la convention de compte prorata

Je transmets au client le modèle de convention et lui demande s’il en soutient les termes. Si possible, en marché privé, je demande que la convention soit annexée aux pièces du marché.

3. Je sensibilise le client à l’obligation de quitus

Je demande au client qu’il s’engage à bloquer, après la réception, le projet de décompte final de toute entreprise qui ne serait pas à jour de ses engagements (absence de quitus). En marché privé, je demande un additif au CCAP rendant contractuelle cette obligation de quitus.

4. J’écris aux entreprises pour savoir si elles veulent prendre part au Comité de gestion et de Contrôle

Je leur transmets en même temps le projet de convention.

5. Je convoque la première réunion de compte prorata en même temps que la 1ère ou la 2e réunion de chantier

Je profite de la première (ou de la 2e réunion de chantier), si possible en présence du MOA et MOE, pour organiser la première réunion du compte prorata avec, à l’ordre du jour :

• Désignation du comité de contrôle
• Présentation du budget et de l’échéancier des appels de fonds
• Validation et signature de la convention par les entreprises

6. J’adresse la convention signée aux entreprises

Une copie de la convention signée est adressée à chaque signataire. Pour les absents, l’envoi se fait en LRAR, avec copie aux MOA et MOE, en demandant un retour signé sous 15 jours.

7. J’établis les appels de fonds sur la base du marché et de ses compléments

Une fois la convention signée, j’établis le premier appel de fonds, conformément à l’échéancier. En cas de compléments de marché, les appels de fonds sont réajustés.

8. J’adresse une copie des appels de fonds aux MOA et MOE, par lettre recommandée avec AR

9. J’organise les réunions du comité de contrôle

J’organise les réunions du comité de contrôle, à minima tous les trimestres ou à chaque évolution du budget. Un compte-rendu est rédigé après chaque réunion et envoyé à toutes les entreprises (courrier simple ou email).

10. Une fois la réception prononcée, j’établis le solde et la répartition définitive du compte prorata

Ces éléments sont adressés aux entreprises qui disposent de 15 jours pour faire connaître leurs éventuelles observations. Passé ce délai, le solde et sa répartition ainsi que les observations reçues sont soumis au comité de contrôle puis le gestionnaire émet les factures ou les avoirs. Il informe le maître d’ouvrage privé ¹ des sommes restant à payer par les entreprises. Une fois la facture de solde payée, le gestionnaire établit les quitus permettant de débloquer les DGD ².

Le point de vue des juristes : La convention de compte prorata est opposable aux entreprises dès lors que le marché qu’elles ont signé prévoit la mise en place d’un compte prorata, et ce, même si elles n’ont pas signé la convention de compte prorata (Cour d’appel de Grenoble, 25 février 2016, n° 14/01975). Cité dans le supplément Bâtiment Actualité du 12 juin 2023.

Le point de vue des entrepreneurs : le gestionnaire du compte prorata contacte le MOA afin qu’il demande expressément à l’entreprise réfractaire de signer. Le gestionnaire du compte prorata peut également mettre ce refus de signature à l’ordre du jour d’une réunion de chantier afin de le traiter en présence de l’entreprise et du MOA/MOE.