Hausse du prix des hydrocarbures - Prise en charge de l'augmentation des dépenses pour les salariés

Les limites d'exonération URSSAF

La limite d’exonération des indemnités de frais de transport fixée annuellement par l'URSSAF tient compte des distances parcourues c'est à dire en aller/retour depuis leur lieu de rattachement effectif (siège social ou établissement auquel est rattaché le salarié) jusqu'au chantier.

La distance à retenir est la distance kilométrique parcourue par la route pour se rendre sur le lieu de chantier.

La comparaison entre montants conventionnels et montants exonérés par l'URSSAF n'est pas aisée car à chaque zone concentrique conventionnelle correspondent 2 tranches kilométriques URSSAF donc deux limites d’exonération, différentes. Les zones concentriques conventionnelles se trouvent donc en fait coupées en deux avec une première tranche de 5 kilomètres à laquelle correspond une limite d’exonération et une autre tranche de 5 kilomètres à laquelle correspond une autre limite.

Les indemnités forfaitaires de transport conventionnelles sont quasiment dans tous les départements inférieurs aux plafonds d'exonération et sont donc systématiquement exonérées de charges sociales. Les limites d’exonération fixées par l’administration permettent aux entreprises qui le souhaitent de verser des indemnités de transport supérieures aux montants conventionnels. Attention car pour verser le maximum exonéré permis par le barème URSSAF impose d'utiliser zones concentriques de 5 KM et non de 10 Km comme fixées par nos conventions collectives ce qui oblige à être plus précis. L'entreprise qui souhaite prendre en compte la hausse du prix des carburants temporairement pendant cette période devra informer ses salariés (par note de service) de la mesure et souligner son caractère temporaire pour faire face aux conséquences de la guerre en Ukraine.

Indemnités fiscales

Les entreprises disposent également de la faculté de rembourser les frais de déplacement en utilisant le barème fiscal, dont le montant est en fonction du nombre de chevaux fiscaux du véhicule. L'utilisation de ce barème amène à verser des remboursements plus élevés que l'application des zones concentriques régionales. Il faut donc que l'entreprise informe ses salariés (par note de service) du caractère temporaire de la mesure.

Le barème fiscal peut être utilisé pour indemniser les trajets domicile – lieu de travail des salariés travaillant au siège. Il convient de montrer que le salarié est « contraint » d’utiliser son véhicule. Cette contrainte peut résulter pour le salarié de l'impossibilité d'utiliser les transports en commun, soit parce que le trajet domicile – lieu de travail n'est pas desservi ou l'est dans des conditions incommodes pour le salarié, soit en raison de conditions d'horaires particuliers de travail.

Rapprochez-vous de votre Fédération pour obtenir des informations sur la prime transport et le forfait mobilité durable.