Recadrer un collaborateur : « Cette fois-ci ça dépasse les bornes ! »

Si des collègues peuvent devenir amis au travail, ce qui, d'ailleurs, améliorera la productivité de l'équipe, la même relation entre le manager et ses équipes n'aura probablement pas les mêmes effets. Il ne faut pas pour autant être distant et froid, mais simplement encourager des interactions et des retours francs et directs sans mélange des genres.

Un leader sûr de lui sait quand il peut être relax avec ses équipes et quand il faut resserrer la vis.

Sans manifestation d'autorité, le rapport est, au mieux, déséquilibré et, au pire, inversé. Il est donc important de maintenir l'équilibre entre fermeté et souplesse.

Il s'agit de poser les limites à ne pas dépasser, de ce qui est négociable ou pas.

Les non-dits et les propos flous sont les pires ennemis de l'autorité. Vos collaborateurs doivent savoir précisément ce qu'ils encourent en cas de non-respect des règles.

Proximité, camaraderie, paternalisme ou bien distance respectueuse ? Quel comportement adopter vis-à-vis de vos salariés ? Existe-t-il une attitude idéale ?

L'important est d'avoir conscience du type de relation que vous voulez instaurer avec vos collaborateurs, puisqu'à partir de là va se poser une question fondamentale : comment poser des limites ?

Après des années à travailler ensemble, vous connaissez bien vos collaborateurs et vous craignez peut-être de ne plus être apprécié si vous recadrez l'un d'eux. En cas de dysfonctionnement, la tentation est alors grande de ne rien dire: " Après tout, cela finira par passer…" Mais en ne disant rien, vous courez le risque que le reste de l'équipe adopte le même comportement.

Assumer votre rôle et vos responsabilités de manager, c'est prendre des décisions parfois difficiles, c'est oser dire clairement les choses, même quand elles ne sont pas agréables à entendre. Exprimer son désaccord sans entrer dans les jeux de pouvoir, sans être offensif ni culpabilisant, en ayant comme objectif d'entrer dans une dynamique de progrès est une méthode qui peut être appliquée simplement.

Face à des situations conflictuelles, garder la maîtrise

Par nature, l'être humain est hostile au conflit. Certains ont ainsi pour habitude de remettre toute explication à plus tard.

Nous avons tous tendance à penser que pour être apprécié, il nous faut être sympathique, compréhensif, pacifique, etc.

Le manager qui doit effectuer un recadrage est dès lors confronté à deux difficultés : il ne sait pas toujours comment faire et il est impliqué émotionnellement.

Par ailleurs, l'idée d'avoir à recadrer peut être génératrice d'agacement (« depuis toutes les années qu'il travaille ici, Il devrait comprendre tout seul que cela ne se fait pas?! ») et de peur (de s'énerver, de passer pour le méchant, notamment lorsqu'on est plutôt cool…).

Mais le recadrage est nécessaire. Sinon, un sentiment d'injustice chez les autres pourrait naître, ils pourraient légitimement se poser des questions : le chef ne voit rien, il s'en moque, il a ses chouchous, etc. Quelle que soit la conclusion des collaborateurs, elle met en cause la solidité du cadre et l'aptitude du chef à manager.

Comment dire au collaborateur que cela ne va pas ?

Il est impossible de modifier une personnalité, du moins à l'âge adulte. En revanche, il est possible d'amener quelqu'un à comprendre qu'il n'a pas la bonne attitude et l'inciter à en changer.

Voici quelques conseils lorsqu'un rappel à l'ordre est nécessaire.

Ne pas réagir à chaud. Sauf si la situation l'impose. Auquel cas il est nécessaire d'appliquer quelques règles de base : respirez, ne vous emportez pas, relatez les faits de manière objective et faites valider ce constat par la personne, impliquez le fautif dans la réparation de l'incident, puis définissez une rencontre à froid pour faire le point plus sereinement.

Préparer soigneusement le recadrage. Pas de place à l'improvisation. Un recadrage étant difficile et chargé d'émotions, vous devez prendre le temps pour faire le point et penser à ce que vous allez dire et comment.

Listez vos arguments et les exemples concrets permettant d'appuyer vos propos. Il est possible que vous ayez en face de vous quelqu'un dans le déni ou la contestation.

Ensuite, il vous faudra organiser l'entretien avec votre collaborateur, que vous aurez pris soin de prévenir. Rien de pire que d'être mis au pied du mur?!

Assurez-vous de n'être pas dérangé et prévoyez le temps nécessaire.

Être clair sur ce que vous reprochez. Pesez vos mots - il est inutile de rabaisser la personne - et énoncez très explicitement à votre collaborateur en quoi son comportement vous dérange.

Ne prêtez pas d'intention. Évitez la formule de type : « Quand tu arrives en retard, tu te fiches du monde. » Dites plutôt : « Quand tu arrives en retard, nous sommes quatre personnes à t'attendre » Exprimez clairement ce que vous attendez de sa part à l'avenir. Restez constructif.

En fonction du contexte, de l'objet de l'entretien, du comportement du collaborateur, de l'historique de ce dernier, vous adapterez votre stratégie, soit en proposant la solution (souhaitable lors d'un entretien de recadrage)?; soit en demandant la solution au collaborateur (possible lors d'un entretien de cadrage et variable selon l'autonomie du collaborateur)?; soit en élaborant un plan d'action?; soit en fixant un ultimatum.

Ne pas recadrer la personne en tant que telle, mais son comportement. Ce qui est en cause relève du verbe faire et non du verbe être. Abstenez-vous de tout jugement de valeur sur ce qu'il est.

Présenter les répercussions sur le travail de l'équipe, l'entreprise… Cela permet de mettre l'incident à sa juste place et de lui donner sa vraie mesure.

Pratiquer l'écoute active en laissant s'exprimer le fautif et en s'assurant qu'il est réceptif. Il est important que chacun puisse s'exprimer librement et entende ce que l'autre a à dire. Cela facilitera la suite de la relation et participera à la mise en place d'un climat de confiance.

S'assurer de la bonne assimilation de votre rappel à l'ordre. Vous devez être sûr que votre collaborateur a bien compris la situation, votre ressenti, vos besoins et vos attentes.

Pour cela, demandez-lui de reformuler ce que vous venez de dire, ainsi que les décisions prises d'un commun accord.

Et après le recadrage, contrôler. Après un entretien de recadrage, le collaborateur est censé ne plus avoir de problèmes. En cas de récidive, il n'est plus dans l'erreur, car il connaissait la règle : il commet une faute professionnelle, un hors-jeu?!