Logiciel de comptabilité ou système de caisse : utiliser un moyen sécurisé certifié

À quelle date cette obligation entre-t-elle en vigueur ?

Au 1^er janvier 2018, tous les professionnels assujettis à TVA seront tenus d'utiliser un logiciel ou un système de gestion ou de caisse sécurisés certifiés.

Comment prouver que l'outil utilisé est conforme ?

Lors d'un contrôle, pour justifier du respect de cette obligation, le professionnel devra produire :

• soit un certificat délivré par un organisme accrédité (notamment dans le cas des logiciels développés par les assujettis eux-mêmes) ;
• soit une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel.

Qui délivre les documents justificatifs ?

Hormis l'hypothèse d'outils développés par le professionnel lui-même, il appartiendra à l'éditeur du logiciel de faire produire le document (certificat demandé par l'éditeur à un organisme certificateur accrédité ou attestation individuelle pour l'acheteur du logiciel).

En pratique, l'éditeur remettra le document au professionnel lors de l'achat du produit.

En cas d'acquisition du logiciel antérieurement au 1^er janvier 2018, le professionnel pourra demander à l'éditeur qu'il lui remette un certificat si le logiciel a été certifié ou une attestation individuelle pour le logiciel en cause.

Quelle sanction en cas du non-respect de cette nouvelle obligation ?

La loi a instauré une procédure de contrôle spécifique qui permettra à l'administration fiscale d'intervenir de manière inopinée chez les professionnels pour vérifier la détention d'un certificat ou d'une attestation individuelle.

Une amende de 7 500 € sera appliquée en cas de défaut de certificat ou d'attestation individuelle, constaté lors d'une vérification de comptabilité ou d'un contrôle inopiné.

Enfin, la répression pénale de la production de faux certificats ou attestations est établie à trois ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.

Quand agir ?

La plupart des logiciels de comptabilité et de gestion détenus par les entreprises de bâtiment satisfont déjà aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données exigées par la loi.

Il suffira alors à l'entreprise de solliciter de son fournisseur le certificat ou l'attestation individuelle exigés par la loi.

Les entreprises dont le logiciel ne remplit pas encore ces conditions devront se rapprocher de l'éditeur, qui devrait pouvoir leur proposer une simple mise à jour permettant la mise en conformité du logiciel avec les exigences légales ; ils pourront ultérieurement se faire délivrer le certificat ou l'attestation individuelle.