Artisans, protégez-vous des impayés

Exigez du client une garantie de paiement

La garantie de paiement est une obligation légale, hélas peu respectée par les maîtres d’ouvrage, de garantir aux artisans et entrepreneurs le paiement des sommes dues lorsque celles-ci excèdent 12 000 euros HT (hors acomptes et arrhes)².

Elle prend la forme du paiement direct par la banque ayant délivré au maître d’ouvrage un crédit bancaire spécifique, ou, en cas de marché conclu dans le cadre d’une activité professionnelle, d’une caution bancaire s’engageant à payer l’entreprise à défaut du maître d’ouvrage. La garantie de paiement est un droit pour les entreprises de bâtiment obtenu par la FFB en 1994 !

Négociez avec le client un acompte à la commande ou au démarrage des travaux

Aucun texte n’oblige le client privé à verser un acompte au démarrage des travaux ou à la commande. Cependant une entreprise peut voir sa trésorerie diminuer fortement si les encaissements ont du retard. Il ne faut donc pas hésiter à négocier un acompte pour couvrir les coûts initiaux du projet, à verser dès la signature du contrat ou devis, au plus tard au commencement des travaux.

Attention : le versement d’un acompte au jour de la commande est interdit en cas de contrat hors établissement ; il faut attendre 7 jours avant de le réclamer³. La demande d’acompte à un particulier est également réglementée pour les contrats de construction de maison individuelle.

Émettez une facture rapide et précise

Il est recommandé d’émettre une facture dès l’achèvement des travaux (ou des factures de situation dans le cas de règlements échelonnés calculés au pourcentage de travaux déjà réalisés par rapport à l’ouvrage total).

Pour faciliter la compréhension de vos clients et limiter les litiges, vous pouvez détailler les travaux réalisés, les matériaux utilisés et les coûts associés. Il est également nécessaire d’inclure des informations sur les modes de paiement acceptés, les délais de paiement, et les pénalités de retard.

En utilisant un logiciel de facturation, vous pouvez éviter les erreurs liées à la saisie manuelle et améliorer la gestion de vos factures pour le suivi et les relances.

L'émission de factures électroniques transmises par l’intermédiaire d’une plateforme dédiée de votre choix deviendra progressivement obligatoire en fonction de la taille de votre entreprise (au plus tard le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises).

Établissez un suivi strict des paiements et des relances

En cas de retard, vous devez envoyer des rappels de paiement et établir un calendrier de suivi strict. C’est le premier bouclier contre la défaillance d’entreprise ! Certains logiciels de facturation proposent des fonctions automatiques d'alerte et de relance des clients.

Maintenez une communication transparente avec vos clients

Il est important de conserver une relation de confiance avec vos clients. Si l’un d’entre eux rencontre des difficultés financières, discutez avec lui des solutions possibles, comme celle d’échelonner ses paiements. Vous pouvez également négocier avec lui le nombre de mensualités et le montant. Vous augmentez ainsi vos chances d’être payé sans aller vers une procédure contentieuse.

Pilotez la trésorerie de votre entreprise

Bien gérer sa trésorerie est tout aussi important que le développement de sa clientèle ou encore le suivi de sa marge, et cela ne se résume pas à suivre son solde bancaire. Il est recommandé d’utiliser un tableau de trésorerie pour réaliser un suivi rigoureux, mois par mois, des encaissements et des décaissements.

Que ce soit par le biais d’un tableur Excel ou en utilisant une solution spécialisée, gérer sa trésorerie est primordial pour maintenir une trésorerie équilibrée, prendre des mesures préventives et faire plus facilement face aux imprévus.

Cet outil est également très utile lors de négociations avec les institutions bancaires. Enfin, constituer une réserve de trésorerie équivalente à plusieurs mois de charges fixes permet de faire face à des situations exceptionnelles. Découvrez un exemple de plan de trésorerie prévisionnel sur 12 mois.

Envisagez de souscrire une assurance-crédit

L’assurance-crédit vise à protéger son entreprise contre le risque d’impayé des biens commandés et livrés, et des services fournis à des entreprises clientes ou des administrations (hors clients particuliers). Il est à noter que les assureurs crédit ont développé une offre de produits adaptés aux petites entreprises.

Un contrat d’assurance-crédit propose 3 types de services :

• la prévention du risque d’impayé : l’assureur crédit informe l’assuré sur la solvabilité de ses clients s’il dispose de l’information ; en cas de créances trop risquées il pourra refuser des garanties ou les accepter seulement partiellement.
• le recouvrement des impayés : l’assureur crédit met à la disposition de l’assuré un service de recouvrement précontentieux et contentieux, que la créance soit assurée ou non.
• l’indemnisation des impayés : l’assureur crédit indemnise l’assuré si le recouvrement a échoué ou n’a permis de récupérer qu’une partie de la créance assurée. Des franchises peuvent toutefois demeurer à la charge de l’assuré.

Il est possible de souscrire un contrat d’assurance-crédit directement auprès d’un assureur crédit, par l’intermédiaire d’un courtier en assurance-crédit, ou dans un contrat d’affacturage.

Téléchargez le guide sur l'assurance crédit

Demandez systématiquement la réception des travaux et le procès-verbal de réception daté et signé

La réception des travaux est une étape importante :

• Elle arrête le calcul des pénalités de retard d’exécution.
• Elle constitue le point de départ de la restitution de la retenue de garantie.
• Elle permet d’exiger le paiement du solde du marché.
• Elle entraîne le transfert de garde de l’ouvrage au client.
• Elle constitue le point de départ de la garantie de parfait achèvement et des garanties légales (décennale et bon fonctionnement).

Il faut systématiquement la demander au client et exiger la fourniture du procès-verbal (PV) de réception daté et signé qui permettra de prouver que la réception a bien eu lieu.