Répondre à un appel d'offres : quels sont les éléments à prendre en compte ?

• Variante : autorisation et conditions d'envoi. Lorsque vous répondez à un marché public, vous pouvez parfois proposer une variante (technique, financière...), qui est une offre différente proposée à l'acheteur.
• Critères d'attribution du marché : prix (X %), valeur technique (X %), etc.
• Négociation : le maître de l'ouvrage peut se réserver la possibilité de négocier avec les candidats ayant présenté une offre. Il s'agit bien d'une possibilité et non d'une obligation.
• Date limite pour poser des questions au maître de l'ouvrage : en général entre 6 à 10 jours avant la date limite de remise des offres.
• Conditions d'envoi et de remise de l'offre : transmission électronique, signature électronique, copie de sauvegarde, etc.
• Délai de validité de l'offre : si le maître de l'ouvrage vous notifie le marché dans ce délai, vous serez dans l'obligation d'exécuter ce marché au prix fixé dans votre acte d'engagement. Ce délai est généralement fixé à 90, 120 ou 180 jours.

L'acte d'engagement

C'est le document que l'entreprise signe et par lequel elle s'engage à exécuter le marché.

Dans ce document est mentionné :

• le nom de l'entreprise et du maître de l'ouvrage;
• le prix;
• les délais d'exécution (voir également votre CCAP);
• le mode de règlement;
• le montant de l'avance (voir également votre CCAP).

Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP)

Le CCAP contient toutes les règles administratives applicables pour l'exécution de vos prestations.

• Mission des différents intervenants : il est indispensable, pour chiffrer au plus juste, de connaître les prestations des corps d'état entourant votre intervention (celui qui vous précède et celui qui vous suit) et celles du maître d’œuvre.
• Pièces contractuelles du marché, ainsi que leur ordre d'importance.

   

  Il est recommandé de vérifier :

  • quel document prime en cas d'incohérence entre les différents documents contractuels?;
  • si le mémoire technique, la décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF), le bordereau des prix unitaires (BPU), les sous-détails de prix sont contractuels pour pouvoir les opposer au maître de l'ouvrage en cas de litige?;
  • quel CCAG est applicable : le CCAG 2009 dans sa version initiale est souvent cité « pris par arrêté du 8 septembre 2009 » ou « CCAG dans sa version actuellement en vigueur », c'est-à-dire avec les modifications apportées en 2014.

  Une fois que vous aurez connaissance du CCAG applicable, il faudra aller voir en toute fin du CCAP la liste des dérogations apportées au CCAG.

  Pour mémoire, le CCAG-Travaux est un document général (comme la norme Afnor NF P 03-001) qui prévoit les modalités d'exécution du marché. Tous ses articles s'appliquent, sauf si le CCAP y déroge.

• Durée et délai d'exécution : le marché peut comprendre deux phases, la période de préparation et la période d'exécution.

   

  Vous devez regarder dans quelles conditions le marché s'exécute : serez-vous destinataire d'un ordre de service de démarrage ou la notification du marché fera-t-elle débuter la période de préparation??

  La période d'exécution démarrera-t-elle aussi après un ordre de service ou à la fin de la période de préparation??

  Pour information, le CCAG-Travaux prévoit qu'un ordre de service (OS) de démarrage est notifié pour chaque phase.

• Intempéries : il est recommandé de savoir combien de journées d'intempéries sont prévisibles ainsi que les modalités pour les faire reconnaître. Plus il y a de jours prévisibles, moins il sera facile d'obtenir une prolongation des délais. En effet, vous ne serez en droit d'en obtenir une que si les journées d'intempéries constatées dépassent le nombre de jours prévisibles fixé dans le marché.
• Nombre d'heures d'insertion et leurs modalités de mise en œuvre : attention, certains acheteurs prévoient que l'entreprise titulaire du marché devra faire réaliser un nombre d'heures de travaux par une « personne éloignée de l'emploi ». Dans ce cas, ces acheteurs relient la non-réalisation de ce nombre d'heures à des pénalités.
• Prix : la forme du prix aura des incidences sur l'exécution de vos prestations. Le prix est en général forfaitaire. Cela signifie que vous vous engagez à effectuer la prestation prévue au marché, et uniquement la prestation prévue au marché (sauf travaux devant être faits pour respecter les règles de l'art), à un prix donné. Il faut donc faire attention aux prestations comprises dans le marché et qui sont expressément mentionnées dans le CCTP. Une clause stipulant que l'entreprise « doit absolument tout » n'aurait aucune valeur.
• Variation des prix : des révisions et/ou une actualisation sont-elles prévues?? Quel est l'index ou l'indice de révision?

  Selon l'Insee, l'indice BT 01 ne doit pas être choisi, car il est seulement édicté à des fins statistiques. Pourtant, certains maîtres d'ouvrage continuent de le citer et vos prix ne sont, de fait, révisés dans une moindre mesure que si l'indice correspondant spécifiquement à vos prestations avait été stipulé dans le marché. Il faut donc alerter le maître de l'ouvrage sur ce point, avant la date limite pour poser des questions.

• Pénalités de retard : il faut savoir quelles retenues et pénalités peuvent être appliquées et dans quelles conditions. De fait ou après mise en demeure? Certains maîtres d'ouvrage sont très créatifs et instaurent des pénalités pour non-fourniture de documents, absence aux réunions de chantier, non-remise des DOE, retard dans la levée des réserves, etc.
• Garanties particulières prévues au marché.
• Retenue de garantie : est-elle prévue?? Le cas échéant, est-il possible de la remplacer par une caution personnelle et solidaire ou seulement par une garantie à première demande?

Le CCTP

C'est le document technique du marché, qui peut être notamment complété par des plans, le permis de construire, etc. Il faut bien le lire et l'analyser afin de comprendre ce dont l'acheteur a besoin.

En outre, en cas d'erreurs grossières détectables au moment de la passation, l'entreprise doit, dans le cadre de son obligation de conseil, en avertir le maître de l'ouvrage et en garder la preuve.

Le planning prévisionnel

Ce document permet d'identifier les interventions de chaque intervenant sur le chantier.

Attention, ce planning n'est que prévisionnel. Le maître de l'ouvrage pourra le modifier au moment de la période de préparation et en cours de chantier.

À chaque fois, cela doit être fait de manière officielle (au minimum par ordre de service, sinon par avenant) et il vous est fermement conseillé d'émettre à cet instant toutes les réserves que vous jugerez utiles.

1. Cf. Bâtiment actualité n°7 du 24 avril 2019.