À l’occasion du télétravail, la prise en charge de frais peut être effectuée par remboursement sur facture ou par le biais d’allocations forfaitaires versées au salarié.
Dans ce dernier cas, l’exonération d’impôt sur le revenu, de cotisation et de contributions sociales est possible dans certaines limites.
Côté fiscal
Les allocations versées en 2020 par les employeurs à leurs salariés, afin de compenser les coûts générés par le télétravail, seront exonérées d’impôt sur le revenu. Ces allocations pourront être versées, soit sous forme de remboursement de dépenses réellement engagées (et donc justifiées), soit sous forme d’indemnités forfaitaires.
Les indemnités forfaitaires seront exonérées dans la limite de 2,50 € par jour de télétravail et de 550 € pour l’année entière. Cependant, l’exonération se limite aux allocations couvrant exclusivement les frais professionnels engagés au titre du télétravail.
Sont donc exclus les frais courants généralement nécessités par l’exercice de la profession (frais de déplacement domicile- travail, frais de restauration notamment).
Le forfait de 2,50 € par jour pourra également être utilisé par les salariés optant pour la déduction de leurs frais réels.
Côté Urssaf
Les frais engagés par le salarié en situation de télétravail sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi, sous réserve que les remboursements effectués par l’employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.
Toutefois, par tolérance, l’Urssaf Caisse nationale (ex-Acoss) admet que l’allocation forfaitaire versée, dont le montant varie en fonction du nombre de jours télétravaillés, est réputée utilisée conformément à son objet. Elle est exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite de 10 € par mois pour une journée de télétravail par semaine.
Cette allocation forfaitaire passe à 20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine, 30 € par mois pour trois jours par semaine, etc.
Le BOSS (bulletin officiel de la Sécurité sociale) apporte une précision sur l’attribution d’une allocation forfaitaire de télétravail. En effet, en cas d’allocation fixée par jour, cette allocation forfaitaire est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dès lors que son montant journalier n’excède pas 2,50 €, dans la limite de 55 € par mois.
Elle est destinée à couvrir tous les frais liés au télétravail et ne nécessite pas de justificatif.
Cependant, lorsque les remboursements dépassent ces limites, l’exonération de cotisations et contributions sociales pourra être admise, à condition de justifier, à l’occasion des contrôles, de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.
Si l’allocation forfaitaire est prévue par un accord de branche ou de groupe, elle est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des montants prévus par cet accord, dès lors que l’allocation est attribuée en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés.
L’employeur n’a pas alors à fournir de justificatif tant qu’il ne dépasse pas le montant conventionnel.
