Jusqu’à présent vous utilisiez des formulaires papier pour mesurer la satisfaction de vos clients. La méthode est souvent fastidieuse : le formulaire est imprimé, renseigné à la main, puis archivé dans un classeur ou sur un serveur.
Pour compiler les données, vous devez ensuite les ressaisir dans un tableur, ce que vous ne faites pas toujours.
En utilisant des formulaires numériques, vous gagnerez en temps et pourrez l’envoyer par mail à vos clients. De plus, les données collectées seront plus facilement exploitables.
Deux solutions s’offrent à vous : le formulaire pdf ou le formulaire en ligne.
Le formulaire pdf
Les éditeurs de fichiers pdf vous permettent de créer des formulaires remplissables à partir de vos formulaires existants (texte ou tableur). Ces formulaires peuvent être utilisés directement sur un smartphone ou une tablette par vos équipes et envoyés par mail à vos clients.
Les étapes à suivre
- Créez votre formulaire sur un tableur ou un logiciel de traitement de texte et enregistrez-le
au format pdf.
- Ouvrez le document pdf obtenu avec l’éditeur de fichiers pdf.
- Ajoutez des champs remplissables sur votre fichier pdf.
- Sauvegardez votre document pdf avant de le diffuser par mail ou de l’utiliser sur ordinateur ou mobile.
Exemples de solutions numériques existantes
- Adobe Acrobat Pro
- Foxit pdf reader
- PDF escape…
Liste fournie à titre indicatif, non exhaustive et sans caractère commercial.
Le formulaire en ligne
Des outils numériques permettent de concevoir facilement des formulaires personnalisés avec différents types de champs (texte, choix multiple, cases à cocher, codes-barres…). Les données renseignées sont alors automatiquement compilées sous forme de tableur ou de graphiques.
Des solutions spécialisées pour le secteur du bâtiment existent. Elles proposent la dématérialisation de vos documents à partir de modèles à personnaliser qui vont au-delà de l’avicrs client : bon de commande, état des lieux, relevé d’heures, fiche d’autocontrôles, réception de travaux… Vous pouvez les utiliser sur vos appareils mobiles ou sur votre ordinateur.
Les étapes à suivre
- Créez un compte pour vous connecter à l’interface web de la solution numérique retenue.
- Créez un nouveau formulaire avec les champs souhaités ou personnalisez un modèle de formulaire existant.
- Partagez le lien du formulaire par mail ou donnez l’accès aux utilisateurs via l’application téléchargée sur leur smartphone ou tablette.
- Visualisez les données collectées sur la plateforme et exportez des rapports.
Exemples de solutions numériques existantes
- Google Forms
- JotForm
- Microsoft Forms…
Solutions dédiées bâtiment
- Kizeo Forms
- Novade
- Quickconnect BTP…
Liste fournie à titre indicatif, non exhaustive et sans caractère commercial.
Nos conseils et points de vigilance
Avant toute chose, renseignez-vous pour savoir si une solution existe déjà dans le panel d’outils numériques de votre entreprise. Si ce n’est pas le cas, posez-vous trois questions avant de vous lancer : Quel est votre besoin ? Qui va utiliser cette solution dans votre entreprise ? Quel est votre budget ?
Choisissez votre solution numérique en fonction de la sensibilité des informations collectées et commencez toujours par tester la solution choisie sur un formulaire avant de la généraliser aux autres.
À noter que l’utilisation de formulaires pdf nécessite la ressaisie des informations pour les analyser, avec un risque potentiel d’erreurs.
